1 Класифікація автоматизованих інформаційних систем (аіс). Аіс загального призначення. Структура аіс



Сторінка3/11
Дата конвертації16.03.2016
Розмір0.66 Mb.
1   2   3   4   5   6   7   8   9   10   11

Поняття інформаційного ресурсу.

Інформаційній ресурс — це сукупність документів у інформаційних системах (бібліотеках, архівах, банках даних тощо) [27] або сукупність інформаційних продуктів певного призначення, які необхідні для забезпечення інформаційних потреб споживачів у визначеній сфері діяльності

Информационные ресурсы - в широком смысле - совокупность данных, организованных для эффективного получения достоверной информации.

Информационный ресурсданные в любом виде, которые можно многократно использовать для решения проблем пользователей. Например, это может быть файл, документ, веб-сайт, фотография, видеофрагмент. Для информационных ресурсов в Интернете характерно определённое время жизни и доступность более, чем одному пользователю. Поэтому однократное сообщение, полученное конкретным пользователем, предположим, по ICQ, информационным ресурсом называть неправомерно. Так же информационным ресурсом можно назвать отдельно взятый сайт ( например [1]), портал или несколько интенет-пректов. Информационный ресурс в интернете может быть узкой (специализированной ) направленности,

1.3. Автоматизовані системи універсального призначення. Офісні системи. Автоматизація бухгалтерського обліку. Системи генерації звітів та документів.

Автоматизовані системи універсального призначення.


Про переваги універсальної системи автоматизації у фінансовому секторі
• Система охоплює всі ділянки роботи фінансових і господарських служб підприємства на єдиному інформаційному просторі, включаючи високошвидкісний доступ через Інтернет або по телефонних лініях.

• Високотехнологічна ідеологія побудови ядра системи автоматизації дозволяє домагатися високих швидкостей роботи при великих базах даних і великій кількості користувачів.

• Система має розвинену систему адміністрування користувачів, а саме: наділення ресурсами для доступу, розбивка на категорії по функціональних ознаках, журналізація й персоніфікація дій користувачів.

• Система має механізми архівації й відновлення даних при аварійних ситуаціях.

• Система дозволяє проводити багаторівневий аналітичний облік не тільки в бухгалтерському контурі, але в будь-якому іншому розділі обліку, оскільки строга ієрархія документів, взаємодіючих у системі, є основою її побудови. З будь-яким документом верхнього рівня можна зв'язати будь-яку кількість інших документів цього ж рівня і навпаки, у такий спосіб у системі здійснюється зв'язок "багато хто - до багатьох".

• Застосовувана в системі концепції автоматичної роботи з податками, як і з іншими операціями, покладає на користувача тільки функції контролю, повністю виключаючи ручну роботу. Але в системі передбачений також і ручний механізм роботи з розрахунку як податків, так і інших розрахунків.

• Документи, що входять у систему автоматизації, забезпечують високу надійність обробки результатів розрахунків, допускають швидке перебудування точності округлення сум і форматів висновку результатів на екран і принтер. Система не містить помилок при розрахунках.

• Є можливість одночасної підтримки декількох планів рахунків і зручна одночасна робота користувача з декількома планами. Система дозволяє здійснювати переклад розрахунків з одного плану рахунків в іншій таким чином, що відпадає необхідність великої кількості рутинних операцій по ручному перенесенню даних.

• Система дозволяє працювати з поняттям "забалансований рахунок", для чого не потрібно обов'язкової наявності декількох планів рахунків, хоча в системі вони присутні.

• Є можливість опису будь-яких алгоритмів розрахунку різних господарських і бухгалтерських операцій, у тому числі й типових, причому користувачеві доступні всі механізми побудови алгоритмів.

• Існує простий убудований механізм доступу до даних із зовнішніх програм. У системі засобами власної мови підтримуються механізми для конвертації даних у будь-які інші формати, а також, наприклад, у таблиці Excel.

• Система містить набір звітів, що вичерпує практично всі потреби користувача, що працює з конкретним розділом. Генерації довільних звітів будь-якої форми й складності орієнтовані на звичайного користувача й не жадає від його знань програмування. Одержувані в системі звіти повністю збігаються зі звичними, які раніше користувач складав вручну по тим самим даним.


Офісні системи


Офісна система мусить створити принципово нові умови для більш ефективної організації роботи з документами:

Функції офісної системи
Офісна автоматизована система повинна підтримувати повний життєвий цикл документа в організації: від його первинної реєстрації до списання в справу.
Реєстрація документів Для кожного облікового документа в системі слід створити регістраційно-контрольну картку (РКК), у яку заносяться відомості про документ. Реєструватися можуть як документи, що надійшли ззовні, так і т і , що створені усередині організації (накази, розпорядження, договори, акти, рахунки і т.д.), у т.ч. проекти документів. Склад реквізитів РКК: кореспондент, короткий зміст, дата створення, реєстраційний номер документа, підпис, резолюція, тематика, гриф доступу, помітка про наявність додатків, номенклатура, склад документа й ін. Деякі реквізити, наприклад, резолюції, звіти, адресати, кореспонденти можуть мати множинне значення. РКК поєднуються в картотеки - підмножини документів, що знаходяться у веденні структурних підрозділів організації. Відомості про один документ можуть одночасно знаходитися в різних картотеках.
Обробка й збереження документів До РКК може бути "прикріплене" будь-яке число файлів, що містять власне документ у комп'ютерній формі представлення (наприклад, факсимільне зображення паперового документа, текст, аудіо чи відеоматеріал і т.д.). Ці файли можуть надходити лініями зв'язку чи створюватися безпосередньо в організації з використанням сканерів, мікрофонів та інших пристроїв, що підключаються до комп'ютера.
Рух документів У системі реалізований механізм управління ходом робіт (workflow), що забезпечує обробку й передачу документів між користувачами системи. При цьому підставою для автоматичної передачі документа від однієї посадової особи іншій є факт винесення резолюції із вказівкою виконавців документа, а також факт оформлення звіту про виконання документа.
Відправлення документів Система дозволяє формувати реєстри розсилання для експедиції установи чи здійснювати відправлення документів за допомогою систем електронної пошти.
Контроль виконання В системі реалізований контроль виконання документів, як на рівні автора резолюції, так і централізований контроль із можливістю формування зведень про виконання контрольних документів.Виконані документи списуються в справу. У РКК заносяться реквізити архівного збереження документів.
Довідково-аналітична робота Система забезпечує автоматичне виведення на друк стандартних журналів, довідок, і зведень.В міру функціонування системи в ній накопичується інформаційна база документів установи. Система забезпечує пошук документів у цій базі за сполученням будь-яких реквізитів РКК, у тому числі і контекстний пошук. Відібрані в результаті пошуку документи можна зберігати в персональних папках користувачів.Передбачено перегляд і редагування знайдених реєстраційних карток і документів, а також формування довільних звітів із використанням засобів текстового редактора MS Word і табличного редактора MS Excel.
Робота з взаємозалежними документами Підтримується можливість установлення посилань між РКК документів, зв'язаних тематично, що скасовують чи доповнюють один одного і т.д.) Це дозволяє утворювати гіпертекстові мережі зареєстрованих документів із можливістю навігації (пересування по зв'язуваннях між РКК і перегляду ланцюжка взаємозалежних документів).
Регламентація прав доступу Усі дані системи зберігаються в базі даних на сервері. Для доступу до ресурсів системи використовується парольний захист відповідної СУБД. Права користувача в системі визначаються адміністратором при реєстрації користувача і регламентують як права доступу до картотек і документів відповідно до їхніх грифів, так і набір функцій, доступних даному користувачу (реєстрація, редагування, списання документа в справу, зняття з контролю і т.д.)


Традиційна технологія

Технологія системи Дело-96

ручний прийом документів, що надійшли електронними каналами (факс, телеграф, електронна пошта)

автоматизований прийом документів, що надійшли електронними каналами

ручний друк карток, підготовка зведень, довідок, звітів, реєстрів

автоматичний друк карток, стандартних зведень, довідок і реєстрів, формування довільних звітів

розмноження документів і карток, транспортування й передача їхнім виконавцям

автоматичне розсилання необхідного числа електронних версій документів і карток по комп'ютерній мережі

ручна, часто необов'язкова, реєстрація факту передачі документів і резолюцій посадовій особі

автоматична реєстрація фактів пересилання й одержання документів і резолюцій по комп'ютерній мережі

багаторазова реєстрація тих самих документів у журналах і картотеках різних структурних підрозділів

однократна первинна реєстрація документа в будь-якому підрозділі і наступне автоматичне відстеження руху й виконання документа в електронних картотеках підрозділів

ручний пошук документів і збір відомостей про їх виконання в розрізнених картотеках різних підрозділів

автоматичний пошук по всіх картотеках і видача відомостей як у розрізі документів, так і в розрізі виконавців

поштове відправлення документів і резолюцій в інші установи

автоматичне відправлення документів і резолюцій в інші установи за допомогою електронної пошти

Коротка характеристика системи Дело-96?
Дело-96 - система, орієнтована на використання в традиційних діловодних службах: управліннях справами, секретаріатах, канцеляріях, загальних відділах, експедиціях і т.д. Вона створена в результаті узагальнення багаторічного досвіду розробки й експлуатації десятків подібних систем у найбільших установах колишнього СРСР. Вона цілком відповідає вимогам діючих діловодних стандартів, а також підтримує правила (у тому числі неформальні) і прийоми, використовувані в діловодній практиці вітчизняних установ.
У системі Дело-96, зокрема, реалізовані унікальні можливості розподілу рольових функцій між учасниками діловодного процесу. Уведено поняття посадових осіб установи, що приймають і виконують рішення (резолюції). З кожною посадовою особою зв'язується сукупність документів, що знаходяться в нього в оперативній роботі, наприклад, на виконанні, на візуванні, на розгляді. До цієї сукупності документів може одержати доступ довільна кількість користувачів комп'ютерної мережі, причому з різними правами. Користувачем може бути як сама посадова особа, так і інший працівник установи, якому делеговані відповідні повноваження.
Система масштабована. Вона підтримує централізовану, розподілену і децентралізовану схему організації діловодства:
Система може бути встановлена на одному комп'ютері і забезпечувати централізовану реєстрацію і контроль виконання документів.
Система може підтримувати режим одночасної роботи багатьох користувачів і забезпечувати централізоване управління єдиним діловодним процесом.
Якщо в установі існують підрозділи із самостійним діловодством, то система підтримує взаємодіючі діловодні процеси в цих підрозділах.
Дело-96 - відкрита система. Вона легко може бути інтегрована з будь-якими додатками замовника.

 

1   2   3   4   5   6   7   8   9   10   11


База даних захищена авторським правом ©refs.in.ua 2016
звернутися до адміністрації

    Головна сторінка