Поняття інформаційного ресурсу.
Інформаційній ресурс — це сукупність документів у інформаційних системах (бібліотеках, архівах, банках даних тощо) [27] або сукупність інформаційних продуктів певного призначення, які необхідні для забезпечення інформаційних потреб споживачів у визначеній сфері діяльності
Информационные ресурсы - в широком смысле - совокупность данных, организованных для эффективного получения достоверной информации.
Информационный ресурс — данные в любом виде, которые можно многократно использовать для решения проблем пользователей. Например, это может быть файл, документ, веб-сайт, фотография, видеофрагмент. Для информационных ресурсов в Интернете характерно определённое время жизни и доступность более, чем одному пользователю. Поэтому однократное сообщение, полученное конкретным пользователем, предположим, по ICQ, информационным ресурсом называть неправомерно. Так же информационным ресурсом можно назвать отдельно взятый сайт ( например [1]), портал или несколько интенет-пректов. Информационный ресурс в интернете может быть узкой (специализированной ) направленности,
1.3. Автоматизовані системи універсального призначення. Офісні системи. Автоматизація бухгалтерського обліку. Системи генерації звітів та документів. Автоматизовані системи універсального призначення.
Про переваги універсальної системи автоматизації у фінансовому секторі
• Система охоплює всі ділянки роботи фінансових і господарських служб підприємства на єдиному інформаційному просторі, включаючи високошвидкісний доступ через Інтернет або по телефонних лініях.
• Високотехнологічна ідеологія побудови ядра системи автоматизації дозволяє домагатися високих швидкостей роботи при великих базах даних і великій кількості користувачів.
• Система має розвинену систему адміністрування користувачів, а саме: наділення ресурсами для доступу, розбивка на категорії по функціональних ознаках, журналізація й персоніфікація дій користувачів.
• Система має механізми архівації й відновлення даних при аварійних ситуаціях.
• Система дозволяє проводити багаторівневий аналітичний облік не тільки в бухгалтерському контурі, але в будь-якому іншому розділі обліку, оскільки строга ієрархія документів, взаємодіючих у системі, є основою її побудови. З будь-яким документом верхнього рівня можна зв'язати будь-яку кількість інших документів цього ж рівня і навпаки, у такий спосіб у системі здійснюється зв'язок "багато хто - до багатьох".
• Застосовувана в системі концепції автоматичної роботи з податками, як і з іншими операціями, покладає на користувача тільки функції контролю, повністю виключаючи ручну роботу. Але в системі передбачений також і ручний механізм роботи з розрахунку як податків, так і інших розрахунків.
• Документи, що входять у систему автоматизації, забезпечують високу надійність обробки результатів розрахунків, допускають швидке перебудування точності округлення сум і форматів висновку результатів на екран і принтер. Система не містить помилок при розрахунках.
• Є можливість одночасної підтримки декількох планів рахунків і зручна одночасна робота користувача з декількома планами. Система дозволяє здійснювати переклад розрахунків з одного плану рахунків в іншій таким чином, що відпадає необхідність великої кількості рутинних операцій по ручному перенесенню даних.
• Система дозволяє працювати з поняттям "забалансований рахунок", для чого не потрібно обов'язкової наявності декількох планів рахунків, хоча в системі вони присутні.
• Є можливість опису будь-яких алгоритмів розрахунку різних господарських і бухгалтерських операцій, у тому числі й типових, причому користувачеві доступні всі механізми побудови алгоритмів.
• Існує простий убудований механізм доступу до даних із зовнішніх програм. У системі засобами власної мови підтримуються механізми для конвертації даних у будь-які інші формати, а також, наприклад, у таблиці Excel.
• Система містить набір звітів, що вичерпує практично всі потреби користувача, що працює з конкретним розділом. Генерації довільних звітів будь-якої форми й складності орієнтовані на звичайного користувача й не жадає від його знань програмування. Одержувані в системі звіти повністю збігаються зі звичними, які раніше користувач складав вручну по тим самим даним.
Офісні системи
Офісна система мусить створити принципово нові умови для більш ефективної організації роботи з документами:
Функції офісної системи
Офісна автоматизована система повинна підтримувати повний життєвий цикл документа в організації: від його первинної реєстрації до списання в справу.
Реєстрація документів Для кожного облікового документа в системі слід створити регістраційно-контрольну картку (РКК), у яку заносяться відомості про документ. Реєструватися можуть як документи, що надійшли ззовні, так і т і , що створені усередині організації (накази, розпорядження, договори, акти, рахунки і т.д.), у т.ч. проекти документів. Склад реквізитів РКК: кореспондент, короткий зміст, дата створення, реєстраційний номер документа, підпис, резолюція, тематика, гриф доступу, помітка про наявність додатків, номенклатура, склад документа й ін. Деякі реквізити, наприклад, резолюції, звіти, адресати, кореспонденти можуть мати множинне значення. РКК поєднуються в картотеки - підмножини документів, що знаходяться у веденні структурних підрозділів організації. Відомості про один документ можуть одночасно знаходитися в різних картотеках.
Обробка й збереження документів До РКК може бути "прикріплене" будь-яке число файлів, що містять власне документ у комп'ютерній формі представлення (наприклад, факсимільне зображення паперового документа, текст, аудіо чи відеоматеріал і т.д.). Ці файли можуть надходити лініями зв'язку чи створюватися безпосередньо в організації з використанням сканерів, мікрофонів та інших пристроїв, що підключаються до комп'ютера.
Рух документів У системі реалізований механізм управління ходом робіт (workflow), що забезпечує обробку й передачу документів між користувачами системи. При цьому підставою для автоматичної передачі документа від однієї посадової особи іншій є факт винесення резолюції із вказівкою виконавців документа, а також факт оформлення звіту про виконання документа.
Відправлення документів Система дозволяє формувати реєстри розсилання для експедиції установи чи здійснювати відправлення документів за допомогою систем електронної пошти.
Контроль виконання В системі реалізований контроль виконання документів, як на рівні автора резолюції, так і централізований контроль із можливістю формування зведень про виконання контрольних документів.Виконані документи списуються в справу. У РКК заносяться реквізити архівного збереження документів.
Довідково-аналітична робота Система забезпечує автоматичне виведення на друк стандартних журналів, довідок, і зведень.В міру функціонування системи в ній накопичується інформаційна база документів установи. Система забезпечує пошук документів у цій базі за сполученням будь-яких реквізитів РКК, у тому числі і контекстний пошук. Відібрані в результаті пошуку документи можна зберігати в персональних папках користувачів.Передбачено перегляд і редагування знайдених реєстраційних карток і документів, а також формування довільних звітів із використанням засобів текстового редактора MS Word і табличного редактора MS Excel.
Робота з взаємозалежними документами Підтримується можливість установлення посилань між РКК документів, зв'язаних тематично, що скасовують чи доповнюють один одного і т.д.) Це дозволяє утворювати гіпертекстові мережі зареєстрованих документів із можливістю навігації (пересування по зв'язуваннях між РКК і перегляду ланцюжка взаємозалежних документів).
Регламентація прав доступу Усі дані системи зберігаються в базі даних на сервері. Для доступу до ресурсів системи використовується парольний захист відповідної СУБД. Права користувача в системі визначаються адміністратором при реєстрації користувача і регламентують як права доступу до картотек і документів відповідно до їхніх грифів, так і набір функцій, доступних даному користувачу (реєстрація, редагування, списання документа в справу, зняття з контролю і т.д.)
Традиційна технологія
|
Технологія системи Дело-96
|
ручний прийом документів, що надійшли електронними каналами (факс, телеграф, електронна пошта)
|
автоматизований прийом документів, що надійшли електронними каналами
|
ручний друк карток, підготовка зведень, довідок, звітів, реєстрів
|
автоматичний друк карток, стандартних зведень, довідок і реєстрів, формування довільних звітів
|
розмноження документів і карток, транспортування й передача їхнім виконавцям
|
автоматичне розсилання необхідного числа електронних версій документів і карток по комп'ютерній мережі
|
ручна, часто необов'язкова, реєстрація факту передачі документів і резолюцій посадовій особі
|
автоматична реєстрація фактів пересилання й одержання документів і резолюцій по комп'ютерній мережі
|
багаторазова реєстрація тих самих документів у журналах і картотеках різних структурних підрозділів
|
однократна первинна реєстрація документа в будь-якому підрозділі і наступне автоматичне відстеження руху й виконання документа в електронних картотеках підрозділів
|
ручний пошук документів і збір відомостей про їх виконання в розрізнених картотеках різних підрозділів
|
автоматичний пошук по всіх картотеках і видача відомостей як у розрізі документів, так і в розрізі виконавців
|
поштове відправлення документів і резолюцій в інші установи
|
автоматичне відправлення документів і резолюцій в інші установи за допомогою електронної пошти
|
Коротка характеристика системи Дело-96?
Дело-96 - система, орієнтована на використання в традиційних діловодних службах: управліннях справами, секретаріатах, канцеляріях, загальних відділах, експедиціях і т.д. Вона створена в результаті узагальнення багаторічного досвіду розробки й експлуатації десятків подібних систем у найбільших установах колишнього СРСР. Вона цілком відповідає вимогам діючих діловодних стандартів, а також підтримує правила (у тому числі неформальні) і прийоми, використовувані в діловодній практиці вітчизняних установ.
У системі Дело-96, зокрема, реалізовані унікальні можливості розподілу рольових функцій між учасниками діловодного процесу. Уведено поняття посадових осіб установи, що приймають і виконують рішення (резолюції). З кожною посадовою особою зв'язується сукупність документів, що знаходяться в нього в оперативній роботі, наприклад, на виконанні, на візуванні, на розгляді. До цієї сукупності документів може одержати доступ довільна кількість користувачів комп'ютерної мережі, причому з різними правами. Користувачем може бути як сама посадова особа, так і інший працівник установи, якому делеговані відповідні повноваження.
Система масштабована. Вона підтримує централізовану, розподілену і децентралізовану схему організації діловодства:
Система може бути встановлена на одному комп'ютері і забезпечувати централізовану реєстрацію і контроль виконання документів.
Система може підтримувати режим одночасної роботи багатьох користувачів і забезпечувати централізоване управління єдиним діловодним процесом.
Якщо в установі існують підрозділи із самостійним діловодством, то система підтримує взаємодіючі діловодні процеси в цих підрозділах.
Дело-96 - відкрита система. Вона легко може бути інтегрована з будь-якими додатками замовника.
|