Діловодство та його значення в управлінський діяльності



Сторінка1/3
Дата конвертації21.03.2016
Розмір0.54 Mb.
  1   2   3
Лекція 1

Тема: Діловодство та його значення в управлінський діяльності.

  1. Значення діловодства.

  2. Основні поняття діловодства.

  3. Принципи та правила документування.

  4. Загальні питання організації документообігу.

  5. Порядок проходження та виконання вхідних документів.

  6. Порядок проходження, виконання вихідних та внутрішніх документів.

  7. Контрольні запитання.

1. Значення діловодства

Значення документа та діловодства для суспільства полягає передусім у тому, що з їх допомогою відображаються взаємовідносини. які виникають у процесі фіксування відносин службовою та приватною характеру, між юридичними або фізичними особами, в повсякденному житті.

Особливо велике значення має діловодство в здійсненні дієвого контролю за виконанням рішень, оскільки видати наказ чи винести резолюцію — це лише перша стадія керівництва. Добре налагоджена організація діловодства передбачав відповідний контроль за виконанням прийшлих рішень. Це одночасно дає змогу виявити допущені помилки, уникнути їх у майбутньому та над ас роботі управлінської структури конкретності й оперативності, дозволяє відтворити єдину державну систему діловодства науково впорядкований комплекс основних положень, норм, правил і рекомендацій, які регламентують пронеси діловодства.

У зв'язку з цим документи перетворюються на незамінні довідники, а і плином часу набувають науково-історичної цінності та стають джерелом знань.


2. ОСНОВНІ ПОНЯТТЯ ДІЛОВОДСТВА

Діловодство - це діяльність, що охоплює питання документування та організації роботи з документами у процесі виконання управлінських дій. Діловодство являє собою пивний цикл опрацювання та руху документів з моменту їх створення (одержанні) до завершення виконання, відправлення або передачі на зберігання до архіву (знищення), Ви правильної організації діловодства, як найповнішої його механізації і автоматизації залежить ефективність управління в цілому

Діловодство в установах може бути частково або повністю централізоване його ведеш» покладається на спеціальні служби управління справами, канцелярії чи секретаріати. Загальне керівництво роботою служб діловодства здійснюється керівниками установ, на яких покладається у межах наданих їм прав ряд обов’язків і які відповідають за організацію діловодства в установі.

Загальні правила діловодства охоплюють документування управлінської діяльності установ, яка здійснюється шляхом видання розпорядчих документів відповідно до актів законодавства.

Діловодство включає правила складання текстів га оформлення службових документів встановленої форми на бланках установи (крім деяких внутрішніх документів) за відповідними вимогами до тексту документа, який повинен мати обов'язкові реквізити.

Організація діловодства умовно ділиться на дві частини:

- забезпечення своєчасного і грамотного створення документів (документування);

- організація роботи з документами: одержання-передача, обробка, облік, реєстрація, контроль, зберігання, підготовка до архіву, знищення.

Діловодство є важливою складовою роботи кожної установи, у процесі якого беруть участь усі працівники установи: одні створюють документи, інші забезпечують їх передачу, ще інші керуються цими документами у своїй практичній діяльності.

Особливості сучасного діловодства полягають насамперед у переведенні його на державну мову, широкому застосуванні комп'ютерних систем оброблення та друкування документів, необхідності дотримання вимог чинних державних стандартів у ній галузі.

Документування - це створення документів, тобто їх підготовка, складення, оформлення та виготовлення.

Організація роботи і документами - це створення умов, які забезпечують рух. пошук та збереження документів у діловодстві.

Документообіг - рух документів в установі з моменту створення до відправлення. Обсяг документообігу визначається кількістю вхідних, вихідних та внутрішніх документів, наприклад, за рік.

Швидкість документообігу залежить від якості документаційного обслуговування апарату управління в цілому га від системи організації діловодства (повної або часткової).
3. ПРИНЦИПИ ТА ПРАВИЛА ДОКУМЕНТУВАННЯ

Система проходження документів у тому чи іншому випадку повинна орієнтуватись на принципі однократної реєстрації документів і централізації відповідальності в процесі виконання управлінських функцій. В організації слід чітко визначити відповідальність керівників і спеціалістів різного рівня за вирішення певних питань, що дасть змогу передавати документ безпосередньо виконавцеві, який відповідає за його розв'язанні, уникнути дублювання операцій з документами.

Для правильної організації документообігу важливе значення мас також принцип паралельності. тобто одночасного виконання операцій з кількома копіями документів.

Загальні правила документування управлінської діяльності викладені в Примірній інструкції з діловодства в міністерствах і відомствах України, місцевих органах державної влади, місцевого та регіонального самоврядування. Вона регламентує порядок роботи з документами з моменту їх створення або надходження до відправлення або передачі в архів установи. Положення цієї інструкції поширюються на всю службову документацію, що не має таємного характеру.

Правила і рекомендації про порядок здійснення діловодних процесів розробляються відповідно до законів України, що встановлюють порядок організації і діяльності органів державної влади та актів органів державної виконавчої влади, місцевого і регіонального самоврядування.

Організаційно-методичну допомогу у вдосконаленні системи документаційного забезпечення державного управління і діловодства подають установи Державної архівної служби України, які розробляють і затверджують основні нормативні документи з відповідних питань, перевіряють і мають право вимагати від керівників організацій та установ усунення виявлених під час перевірок недоліків, забезпечуючи таким чином нормативно-методичну базу діловодства.



  1. ЗАГАЛЬНІ ПИТАННЯ ОРГАНІЗАЦІЇ ДОКУМЕНТООБІГУ

За обсягом документообігу установи поділяються на такі категорії:

1 категорія - установи з обсягом документообороту більше 100000 документів на

рік;


  1. категорія - від 25000 до 100000 документів на рік;

  2. категорія - від 10000 до 25000 документів на рік;

4 категорія — до 10000 документів на рік.

На підприємствах розробляються спеціальні правила оформлення документів, які регламентують їх рух з моменту виникнення і до виходу за межі підприємства або до виконання. В процесі роботи аналізується шлях, який проходять документи, усуваються причини їх затримки, необґрунтоване погодження і візування, дублювання операцій.

Роботу з організації та обробки документів здійснюють спеціальні служби з діловодства, які можуть бути різними за формою, кількістю працівників, організаційною структурою для різних типів організацій і підприємств

В практиці управління діють такі служби документаційного забезпечення

- управління справами в міністерствах і відомствах України. До їх складу входяггь канцелярія, інспекція при керівникові, секретаріат, відділ раціоналізації діловодства, відділ листів і центральний архів:

- загальний відділ - у адміністраціях рад і в органах управління громадських організацій. До їх складу включаються підрозділ з обліку та реєстрації документів, група контролю, протокольна частина, копіювально-розмножувальна служба та архів;

- канцелярія в державних установах, в промислових об'єднаннях, науково- дослідних, проектних, конструкторських організаціях, в апараті управління промислових, сільськогосподарських та інших підприємств. Це найбільш поширена і раціональна форма служби документального забезпечення управління, що діє на правах окремого підрозділу, очолюваного начальником, який безпосередньо підпорядковується керівнику підприємства (організації).

За функціональною ознакою в канцелярії виділяється ряд груп:



  1. експедиція, основними функціями якої є прийняття кореспонденції, сортування та реєстрація, розподіл по структурних підрозділах установи, відправлення вихідної документації га доставка документів у структурні підрозділи;

  2. група обліку та реєстрації кореспонденції, яка здійснює облік та рессграцію вхідної, вихідної внутрішньої документації, ведення довідково-інформаційної роботи та пошук інформації, перевірку правильності складання та оформлення вихідних і внутрішніх документів;

  3. група контролю — здійснює контроль за своєчасним виконанням документів, інформування керівництва про хід виконання документів і доручень, аналіз виконавської дисципліни;

  4. відділ листів, де проводиться прийом, облік, передача на розгляд і виконання скарг, заяв та листів громадян, повідомлення громадян про результати розгляду їх листів, організація прийому відвідувачів, аналіз і узагальнення результатів виконання пропозицій, заяв та скарг громадян;

  5. машинописне бюро, в якому друкуються документи усіх структурних підрозділів, їх вивірка і коригування;

  6. копіювально-розмножувальне бюро;

  7. архів.

На невеликих підприємствах та в установах усі функції з організації документооборотувиконує секретар керівника.
Лекція 2

Тема: Класифікація документів підприємства.

  1. Визначення поняття "документ" та його функції

  2. Класифікація документів

  3. Класифікація документів за способом викладу матеріалу

  4. Контрольні запитання

І. ВИЗНАЧЕННЯ ПОНЯТТЯ «ДОКУМЕНТ»

Документ - це засіб закріплення різними способами на відповідному матеріалі інформації про факти, події, явища об’єктивної дійсності та розумову діяльність людини. Воснові слова «документ» лежить латинське слово «досео», що означає «пояснювати, викладати справу». Латинське ж слово «documentum» перекладається як «зразок», навчальний приклад, «взірець». Документом називають ще будь-яке офіційне свідчення, доказ достовірності дії. предмета, поняття.

За державним стандартом України «Діловодство і архівна справа» документ - це матеріальний об’єкт, що містить інформацію у зафіксованому вигляді, оформлений у заведеному порядку і має юридичну силу згідно з чинним законодавством. Тобто документом називають відповідним чином складені, підписані і завірені ділові папери, якими оформляються управлінські операції, дії юридичних осіб і окремих громадян.

У статті Закону України «Про інформацію» говориться, що «документ — це передбачена законом матеріальна форма одержання, зберігання, використання і поширення інформації шляхом фіксації її на папері, магнітній, кіно-, відео-. фотоплівці або на іншому носієві». Сучасний діловий документ використовується в усіх сферах службової і ділової діяльності. Він є носієм інформації, виступає як необхідний елемент внутрішньої організації будь-якої установи, фірми, забезпечує взаємодію їх частин.

Документи мають правове й господарське значення, зокрема можуть служити писемними доказами, бути джерелом різних відомостей довідкового характеру. Вони дають змогу відтворювати факти діяльності установи, організації чи підприємства, знаходити в закінчених і переданих до архіву справах відомості, що мають значення як для поточної оперативної роботи, так і для історії.

Документ має такі властивості:


  • є носієм і сам слугує джерелом необхідної інформації, саме в документах інформація фіксується вперше;

  • має правову вагу, господарське значення, оскільки сам може слугувати письмовим доказом, засобом засвідчення чого-небудь;

  • уможливлює вилучення інформації з архівів і обробку в поточній діяльності.

Усі ділові папери різняться за своїм призначенням, конкретною функцією, тому міра регламентації та стандартизації їх буде різна. За цією ознакою документи поділяють на три групи.

Перша група - документи, котрі відповідають точним стандартам; якщо один із стандартів не витримується, документ не матиме юридичної сили. Такі документи, як правило, готуються заздалегідь (потрібна інформація вписується від руки) і виготовляються спеціальними державними установами на папері з водяними знаками (свідоцтво про народження, диплом, посвідчення особи).

Друга - документи, в яких відсутня така суворість, але для зручності й швидкості їх використання, обробки частина інформації готується заздалегідь(трудова книжка, службове посвідчення тощо).

Третя - документи з певною формою побудови, загальними принципами укладання: текст де мовні засоби автор-укладач добирає сам (характеристика, рапорт, автобіографія, лист тощо).

На відміну від інших рис ділового стилю, які закріплені традицією, стандартизація й трафаретизація закріплені ще й законом — оформлення документів визначено стандартами, розробленими державним комітетом стандартів.
2. ФУНКЦІЇ ДОКУМЕНТА

Серед функцій документа виділяють загальні і спеціальні.

Загальними функціями документа є:

- інформаційна: будь-який документ створюється для зберігання інформації, оскільки необхідність її зафіксувати інформацію — причина укладання будь-якого документа:

- соціальна: документ є соціально значущим об'єктом, оскільки його поява спричинена тією чи іншою соціальною потребою;

- комунікативна: документ є засобом зв'язку між окремими елементами офіційної, громадської структури;

- культурна: документ є засобом закріплення й передавання культурних традицій, що найкраще простежується на великих комплексах документів, де знаходить відображення рівень наукового, технічного і культурного розвитку суспільства.

Спеціальними функціями документа є:

- управлінська: документ є інструментом управління; цю функцію мають управлінські документи (організаційно-розпорядчі, звітні тощо), що створені спеціально для реалізації завдань управління; /

- правова: документ є засобом закріплення й зміни правових норм і правовзаємин у суспільстві; цю функцію мають законодавчі та правові нормативні акти, попередньо створені для фіксації правових норм і правовзаємин, а також будь-які документи, які набувають правової функції на деякий час ( наприклад, для використання як судового доказу це може бути будь-який документ);

- історична: коли документ виступає як джерело історичних відомостей про розвиток суспільства; цю функцію має лише частина документів, які створюються в суспільстві і тільки після того, як вони виконають свої оперативні функції і надійдуть до архіву на зберігання.

Будь-який документ є складовою частиною відповідної системи документації.



Система документації - це сукупність (спільність) певних документів, взаємопов'язаних за ознаками походження, призначення, виду, сфери діяльності та єдиних вимог-до їх оформлення (укладання).

Можна виділити функціональні системи документації, що мають міжгалузеве значення, але можна розглядати і галузеву систему документації в цілому. У ній знайде відображення специфіка будь-якої сфери діяльності.



  1. КЛАСИФІКАЦІЯ ДОКУМЕНТІВ

Класифікація документів - це події документів на класи т паї/більш загальними ознаками подібності та відмінності. Відбір видів документів, необхідних і достатніх для роботи конкретної установи, проводиться на основі класифікаторів відділків та питань діяльності. Метою класифікації с підвищення оперативності роботи апарату управління, відповідальності виконавців. Остання здійснюється шляхом розмежування функцій структурних підрозділів установи і обов'язків виконавців, чіткішого розподілу інформації між ними» ліквідації можливості суб'єктивізму та випадковості.

Первинна класифікація документів забезпечує швидкий їх пошук, підвищує оперативність роботи з ними, прискорює виконання та здійснення належного контролю.



Найважливішою класифікаційною ознакою документа є його зміст, зокрема відношення зафіксованої інформації до предмета чи напряму діяльності. Відповідно до цього розрізняють види документів за ознаками класифікації і групами. Зокрема:

  • за найменуванням: рапорт, заява, протокол, довідка, характеристика, супровідний лист, пояснювальна записка, запрошення, телеграма, звіт, акт тощо.

  • за способом фіксації інформації розрізняють такі документи:

письмові, до яких належать усі рукописні й машинописні документи, виготовлені за допомогою друкарської та розмножувальної техніки;

  • графічні, в яких зображення об'єктів передано за допомогою ліній, штрихів, світлотіні. Це графіки, малюнки, схеми, плани. Вони цінні своєю ілюстративністю;

  • фото- і кінодокументн — такі, що створені способами фотографування й кінематографії. Па них можна зафіксувати ті явища й процеси, які іншим способом зафіксувати важко чи неможливо;

  • фонодокументи — такі, що створюються за допомогою будь-якої системи звукозаписування й відтворюють звукову інформацію;

  • за спеціалізацією: загальні (з адміністративних питань) та спеціалізовані (з фінансових, комерційних питань, трудових правовідносин та інші);

  • за призначенням: нормативно-правові, організаційні, розпорядчі, довідково- інформаційні, документи колегіальних органів та документи з особового складу;

  • за місцем укладання: внутрішні, що не виходять за межі установи, та зовнішні;

  • за походженням: службові, що виконуються в установленому порядку, та офіційно-особисті, які стосуються конкретних осіб і створюються поза сферою їх службової діяльності;

  • за напрямом: вхідні та вихідні;

  • за джерелами виникнення: первинні та вторинні;

  • за формою: індивідуальні, типові і трафаретні. Перші створюють у кожному окремому випадку для розв’язання конкретної управлінської ситуації. Другі відображають однорідні питання й складаються за зразками. Трафаретні документи виготовляються друкарським способом, постійна інформація в них віддрукована, а для змінної залишаються вільні місця чи робляться пропуски;

  • за технікою відтворення: рукописні та відтворені механічним способом;

  • за доступом до інформації: ті. що містять відкриту інформацію, та документи з обмеженим доступом;

  • за ступенем гласності: конфіденційні та секретні. На секретних документах проставляється гриф обмеженості доступу. Він означає, що з документом може бути ознайомлене тільки обмежене коло осіб. За розголошення інформації документів з грифом секретності, а також за їх зникнення винуваті притягаються до відповідальності згідно із Законом України «Про державну таємницю»;

  • за терміном виконання: звичайні, безстрокові, термінові і дуже термінові. Термін виконання документів встановлюється законом чи відповідними правовими актами;

  • за складністю: прості та складні. Перевага віддасться простим документам — їх легше обробляти, контролювати виконання, шукати, зберігати;


Лекція З

Тема: Сучасні вимоги до оформлення службових документів

  1. Правила оформлення документів.

  2. Принципи визначення формату.

  3. Оформлення сторінок документа.

  4. Нумерація сторінок.

  5. Членування та нумерація частин тексту.

  6. Правила оформлення заголовків і підзаголовків.

  7. Вимоги до документів, що виготовляються за допомогою друкувальних засобів.

  8. Оформлення реквізитів на документах.

  9. Контрольні запитання



  1. Правила оформлений документів.

Важливе місце в діловодстві посідають правила оформлення документів. Згідно з ними документ повинен:

  • надходити від установи чи юридичної особи, які мають на це право:

  • бути юридично правильно оформленим;

  • подавати об'єктивні відомості про події, які висвітлює; базуватися на фактах і

містити конкретні пропозиції або вказівки;

  • бути максимально стислим, але не за рахунок зменшення інформації;

  • без повторень та вживання сліп і зворотів, які не несуть змістовне навантаження;

  • бути грамотним і зрозумілим кожному, хто його читає;




  • оформлятися за встановленою формою згідно з реквізитами;

  • бути бездоганно відредагованим, мати копії та чернетки;

  • складатися на відповідних бланках або папері стандартного формату.




  1. ПРИНЦИПИ ВИЗНАЧЕННЯ ФОРМАТУ

Усі формати паперу поділяються на три ряди — А, В, С. Ряд А — основний. В і С — додаткові, що використовуються для виготовлення паперових виробів (конвертів, обкладинок тощо).

Кожен ряд у свою чергу поділяється на класи за розміром формату. Кожний окремий формат зазначається літерою ряду та цифрою класу (А5. А6. А7 тощо). Його розмір визначається в міліметрах. Початковий формат дорівнює одному квадратному метру. Кожний наступний одержують шляхом поділу попереднього навпіл. Найширше застосовуються формати АЗ (297 х 420 мм), А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм).



  1. ОФОРМЛЕННЯ СТОРІНОК ДОКУМЕНТА

Всі службові документи, як правило, повинні оформлятись на бланках установ. Бланки виготовляються згідно з вимогами чинних стандартів з обов'язковим дотриманням ряду правил. Виготовлення бланків конкретних видів документів виправдане, якщо їх створюється понад двісті на рік. Для виготовлення бланків організаційно-розпорядчих документів, як основних, треба використовувати два формати паперу згідно з ГОСТ 9327 - А4 (210 х 297 мм) і А5 (148 x210 мм).

Бланки документів повинні мати такі береги, мм:

30 - лівий:

10- правий:

20 - верхній та нижній.

Поле з лівого боку використовується для резолюцій та інших позначок, а також дає змогу вільно читати текст підшитого до справи документа. Праве поле зберігає текст від пошкоджень. Треба мати на увазі, що праворуч рядки тексту закінчуються на неоднаковійвідстані від краю аркуша, оскільки в ділових паперах, як правило, уникають переносів слів. Проте лінія правого поля не повинна бути аж надто ламаною. Поле верхнього кінця сторінки містить позначки діловода.

Якщо документ займає більше ніж один аркуш паперу, на наступний аркуш не можна переносити самі підписи. Крім них, там має бути не менше двох рядків тексту.

Тільки перша сторінка документа друкується на бланку, друга і наступні — на чистих аркушах наперу такого самого розміру і якості, що й папір, на якому надруковано бланк.

Бланки документів виготовляються на білому папері високої якості, друкують фарбами насичених кольорів. Дозволено виготовляти бланки за допомогою комп’ютерної техніки.


  1. НУМЕРАЦІЯ СТОРІНОК

У документах, що оформляються на двох і більше аркушах паперу, другий і наступні за ним аркуші нумеруються. У разі вміщення тексту документа на одному боці аркуша номери проставляються посередині верхнього поля аркуша на відстані не менше 10 мм від верхнього його краю арабськими цифрами без слова «сторінка» і пунктуаційних знаків.

Якщо текстдрукується з обох боків аркуша, то непарні сторінки позначаються у правому верхньому кутку, парні — у лівому верхньому кутку аркуша.



  1. ЧЛЕНУВАННЯ ТА НУМЕРАЦІЯ ЧАСТИН ТЕКСТУ

Рубрикація — це членування тексту на складові частини, графічне відділення однієї частини від іншої, а також використання заголовків, нумерації тощо. Вона є зовнішнім виразом композиційної будови ділового документа.

Складність рубрикації залежить від змісту документа, його обсягу, тематики й призначення.

Найпростіша рубрикація — поділ на абзаци. Абзац це відступ праворуч на початку першого рядка кожної частини документа.

Нумерація частіш тексту — це числове чи літерне позначення послідовності розташування його складових частин. Нумерація підкреслює необхідність самостійного розгляду кожного з нумерованих елементів тексту.

Існує дві системи нумерації.


  1. Комбінована. Ґрунтується на використанні різних типів позначок — римських та арабських цифр, великих літер, поєднуваних з абзацними відступами.

  2. Суто цифрова. Використовує лише арабські цифри, розміщені у певній послідовності. ,

Комбінована система нумерації може доповнюватися абзацним членуванням тексту (при перерахуванні тез, пунктів, правил) й застосовуватися всередині абзаців. Вибір того чи іншого конкретного варіанта нумерації залежить від змісту тексту, його обсягу, складу. У простіших випадках використовуються тільки однотипні знаки — звичайні арабські цифри або малі літери. Документи складного характеру часто вимагають застосування комбінованих способів абзацного членування та нумерації.

Для більших за абзац рубрик можуть застосовуватися й словесні найменування (параграф /§/, розділ, частина та ін.), які теж нумеруються. Тут діють такі правила:



  • рубрики можуть нумеруватися лише тоді, коли є хоча б два однорідних елементи переліку;

  • однорідні засоби нумерації (слова, цифри, букви) можна застосовувати тільки до однотипних частин;

  • комбіновані способи нумерації вимагають точного дотримання правил пунктуації.

Комбінована система нумерації майже неможлива без заголовків. Заголовок має:

  • точно відповідати змістові документа або його частини;

  • бути логічно повноцінним — недвозначним і несуперечливим;

  • бути по можливості як найкоротшим.

Суто цифрова система нумерації широко застосовується у діловодстві та науково- технічній літературі. Вона дає змогу обійтися без словесних найменувань частин (розділ, підрозділ, пункт, підпункт) і без заголовків до частин тексту. Будується ця система за такими правилами:

  • кожна складова тексту, яка відповідає поняттям «частина», «розділ», «пункт».

«підпункт», дістає свій номер;

  • номери позначаються лише арабськими цифрами;

  • після кожної цифри ставиться крапка;

  • номер кожної складової частини включає всі номери відповідних складових вищих ступенів поділу. Так, розділи нумеруються 1., 2., 3. (перший, другий, третій); підрозділи — 1.1.; 1.2.; 1.3. (перший підрозділ першого розділу; другий підрозділ першого розділу; третій підрозділ першого розділу); пункти нумеруються: 1.1.2.; 3.1.2. (другий пункт першого підрозділу першого розділу; другий пункт першого підрозділу третього розділу);

  • номери найбільших за обсягом частин тексту — перший, найвищий ступінь поділу — складаються з однієї цифри (1.);

  • на другому ступені поділу складові частини мають номери, що складаються з двох цифр (1.2.);

  • на третьому ступені поділу складові частини мають номери, що складаються з трьох цифр (1.3.5.) і т. д.

  1. ПРАВИЛА ОФОРМЛЕННЯ ЗАГОЛОВКІВ І ПІДЗАГОЛОВКІВ

Бланки кожного виду документів повинні виготовлятися на основі кутового або поздовжнього розміщення реквізитів (див. Додаток А і Б). Реквізити заголовкової частини розміщуються центрованим (початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від меж площі) або прапоровим (кожний рядок реквізиту починається від лівої межі площі) способом.

Заголовок пишеться великими літерами. Він має бути не довшим ніж 40 знаків. Не дозволяється у заголовку переносити слова. Якщо заголовок великий, то його ділять (за змістом) на декілька рядків.

У документах заголовок пишеться з малої літери тоді, коли він розташований після назви виду документа, а з великої літери, якщо передує їй.

Текст віл заголовка пишеться через 3—4 інтервали. Розміщується заголовок посередині рядка або на початку рядка біля лівого поля. Крапка після заголовка не ставиться. Не слід писати заголовок у кінці сторінки, якщо немає місця для тексту, краще перенести Його на наступну сторінку.

Короткі заголовки пишуться у розрядку, тобто з проміжком в один знак між буквами в межах одного слова.

Підзаголовки пишуть малими літерами без підкреслень. Відстань між заголовком і підзаголовком — два інтервали, а від підзаголовка до тексту — три чи чотири. Якщо підзаголовок містить декілька рядків, то вони відділяються один від одного одним інтервалом. Залежно від розташування, підзаголовки пишуться ідентично.

Важливе значення має зовнішній вигляд документа, що унаочнює стиль роботи апарату управління, дисципліну та особисту культуру його працівників. Якщо документ оформлений неохайно, значить в установі низька культура праці і це викликатиме недовіру до фірми. Техніки



  1. ВИМОГИ ДО ДОКУМЕНТІВ, ЩО ВИГОТОВЛЯЮТЬСЯ ЗА ДОПОМОГОЮ ДРУКУВАЛЬНИХ ЗАСОБІВ

Документ виготовляють на конторській друкарській машинці або за допомогою комп'ютерної техніки. Подану у подальших положеннях розміри стосуються документи. які мають розмір шрифту 12-14 друкарських пунктів.

Окремі внутрішні документи, (заяви, пояснювальні й доповідні записки тощо), погарами яких е посадові та інші фізичні особи, дозволено оформлювати рукописним способом.

Текст документу надрукований на папері формату Л4. рекомендовано друкувати через 1.5 міжрядкових інтервали, а формату А5 - через 1-1.5 міжрядкового інтервалу.

Реквізити документа (крім тексту), які складаються з кількох рядки, друкують через 1 міжрядковий інтервал. Складові частини реквізитів «Адресат», «Гриф затвердження». «Гриф погодження» відокремлюють один від одною 1,5-2 міжрядковими інтервалами.

Реквізити документів відокремлюють один від одного 1,5-3 міжрядковими інтервалами.

Назву виду документа друкують великими літерами.


  1. ОФОРМЛЕННЯ РЕКВІЗИТІВ НА ДОКУМЕНТАХ

Важливе місце в діловодстві посідають правила оформлення документів, написання й розташування на бланку реквізитів документа.
Лекція 4

  1   2   3


База даних захищена авторським правом ©refs.in.ua 2016
звернутися до адміністрації

    Головна сторінка