Кременчуцьке міське управління юстиції



Скачати 283.4 Kb.
Дата конвертації21.03.2016
Розмір283.4 Kb.


КРЕМЕНЧУЦЬКЕ МІСЬКЕ УПРАВЛІННЯ ЮСТИЦІЇ

Литовченко О.О.

Проценко Н.К.

Правове регулювання електронного документообігу в Україні



м. Кременчук

2012

Правове регулювання електронного документообігу в Україні. – Кременчук, 2012. – 32 с.




Упорядники:

Литовченко О.О. – головний спеціаліст Кременчуцького міського управління юстиції

Проценко Н.К. – начальник Кременчуцького міського управління юстиції

У посібнику висвітлено питання правового регулювання електронного документування в Україні.

Методичні рекомендації розроблено з урахуванням чинних станом на 01 січня 2012 року нормативно-правових актів що стосуються практичного застосування норм, які регулюють питання електронного документообігу в Україні.

Для спеціалістів територіальних органів юстиції, юрисконсультів підприємств, установ, організацій, працівників органів місцевого самоврядування.


Зміст
Вступ 4

1. Поняття та ознаки електронного документа 6

2. Порядок зберігання електронного документу 8

3. Електронний цифровий підпис: поняття, ознаки, правовий статус 9

4. Основні принципи електронного документообігу 15

5. Електронне урядування 17

6. Порядок здійснення електронного документообігу в органах влади 21

7. Переваги 27

Список використаних джерел 30

Вступ

Швидкий розвиток інформаційно-комунікаційних технологій зумовлений багатьма факторами, але два з них мають найбільше значення. Це, звичайно, технічний прогрес, а також його рушійна сила – потреби бізнесу та держави. Саме бізнес і держава укладають кошти і максимально використовують досягнення науково-технічного прогресу.

Західна система державного управління вже досить давно (із середини 1990-х років) використовує бізнес-технології у своїй сфері, а наразі взагалі держава розглядається як специфічний різновид бізнесу. І сама суть електронного урядування змінювалася відповідно до цих поглядів. Спочатку під даним терміном малось на увазі лише впровадження інформаційних технологій у державний сектор, а зараз – оптимізація функцій державних органів (бізнес-процесів).

Україна через низку об’єктивних та суб’єктивних причин залишилась далеко позаду європейських країн у сфері комп’ютерних технологій. Ми лише починаємо робити кроки на шляху до дієвого електронного урядування, починаємо майже з нуля, тоді як інші країни вже досягли суттєвих результатів і використовують такі системи повноцінно. Проте унікальним є те, що ми можемо синтезувати кращі надбання, досвід і починати з головного, а не з банальної закупівлі комп’ютерного заліза. Певна річ, це нелегкий шлях, і все залежить від гідного рівня консультування з представниками великих корпорацій, бізнесу, а також з експертами й науковцями.

Одним з головних пріоритетів України, визначених Законом України «Про основні засади розвитку інформаційного суспільства в Україні на 2007-2015 роки», є прагнення побудувати орієнтовне на інтереси людей, відкрите для всіх і спрямоване на розвиток інформаційне суспільство, в якому кожен міг би створювати і накопичувати інформацію та знання, мати до них вільний доступ, користуватися і обмінюватися ними, сприяючи суспільному і особистому розвиткові та підвищуючи якість життя.

Розвиток суспільних відносин став вимогою в цілому щодо розроблення, вдосконалення та оновлення нормативно-правової бази України, створення спеціальних юридичних норм та правил регулювання сфери інформаційних правовідносин.

Позитивні приклади запровадження та функціонування електронних урядів в інших країнах, допоможуть підкреслити реальні переваги цих систем та всебічно реалізувати електронне урядування в Україні.

Уже сьогодні можна стверджувати: лише глобальне застосування технології електронного безпаперового документообігу, яке об’єднує в єдиній мережі органи влади, у змозі забезпечити швидкий цілісний обмін документами, що ведеться за єдиними оптимальними правилами й регламентами, об’єднує всі типи документів (у тому числі ті, що містять інформацію з обмеженим доступом), скеровується єдиною загальнодержавною довідниковою базою, актуальність якої постійно підтримується на належному рівні, та забезпечує реальні можливості для зміни філософії організації роботи органів влади внаслідок відходу від практики контролю формального виконання документів і запровадження аналізу ступеня досягнення результату та якості кінцевого продукту.




1. Поняття та ознаки електронного документа

Сучасний правовий статус безпаперового документообігу із застосуванням електронного цифрового підпису в органах влади визначається двома законами України, прийнятими у 2003 році: «Про електронні документи та електронний документообіг» (№ 851-ІV) і «Про електронний цифровий підпис» (№ 852-ІV).

Питання застосування органами державної влади положень зазначених законів регламентуються Постановами Кабінету Міністрів України від 28 жовтня 2004 року «Про затвердження Порядку застосування електронного цифрового підпису органами державної влади, органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами та організаціями державної форми власності» (№ 1452) і «Про затвердження Типового порядку здійснення електронного документообігу в органах виконавчої влади» (№ 1453 ).

Відповідно до статті 5 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг» електронний документ – це документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов’язкові реквізити документа.

Оригіналом електронного документа вважається електронний примірник документа з обов'язковими реквізитами, у тому числі з електронним цифровим підписом автора. У разі надсилання електронного документа кільком адресатам або його зберігання на кількох електронних носіях інформації кожний з електронних примірників вважається оригіналом електронного документа. Якщо автором створюються ідентичні за документарною інформацією та реквізитами електронний документ та документ на папері, кожен з них є оригіналом і має однакову юридичну силу.

Оригінал електронного документа має довести його цілісність та справжність у порядку, визначеному законодавством. У визначених законодавством випадках може він бути пред'явлений у візуальній формі відображення, в тому числі у паперовій копії.



Обов’язковим реквізитом електронного документа є обов’язкові дані в електронному документі, без яких він не може бути підставою для його обліку і не матиме юридичної сили.

Електронна копія електронного документа засвідчується у порядку, встановленому законом.

Копією документа на папері для електронного документа є візуальне подання електронного документа на папері, яке засвідчене в порядку, встановленому законодавством.

Юридична сила електронного документа не може бути заперечена виключно через те, що він має електронну форму. Допустимість електронного документа як доказу не може заперечуватися виключно на підставі того, що він має електронну форму.

Електронний документ не може бути застосовано як оригінал, якщо цим документом є:

1) свідоцтво про право на спадщину;

2) документ, який відповідно до законодавства може бути створений лише в одному оригінальному примірнику, крім випадків існування централізованого сховища оригіналів електронних документів;

3) в інших випадках, передбачених законом. Нотаріальне посвідчення цивільно-правової угоди, укладеної шляхом створення електронного документа (електронних документів), здійснюється у порядку, встановленому законом.


2. Порядок зберігання електронного документа

Суб'єкти електронного документообігу повинні зберігати електронні документи на електронних носіях інформації у формі, що дає змогу перевірити їх цілісність на цих носіях.

Строк зберігання електронних документів на електронних носіях інформації повинен бути не меншим від строку, встановленого законодавством для відповідних документів на папері. У разі неможливості зберігання електронних документів на електронних носіях інформації протягом терміну, встановленого законодавством для відповідних документів на папері, суб'єкти електронного документообігу повинні вживати заходів щодо дублювання документів на кількох електронних носіях інформації та здійснювати їх періодичне копіювання відповідно до порядку обліку та копіювання документів, встановленого законодавством. Якщо неможливо виконати зазначені вимоги, електронні документи повинні зберігатися у вигляді копії документа на папері (у разі відсутності оригіналу цього документа на папері). При копіюванні електронного документа з електронного носія інформації обов'язково здійснюється перевірка цілісності даних на цьому носії.

При зберіганні електронних документів обов'язкове додержання таких вимог:

1) інформація, що міститься в електронних документах, повинна бути доступною для її подальшого використання;

2) має бути забезпечена можливість відновлення електронного документа у тому форматі, в якому він був створений, відправлений або одержаний;

3) має зберігатися інформація, яка дає змогу встановити походження та призначення електронного документа, а також дату і час його відправлення чи одержання.

Суб'єкти електронного документообігу можуть забезпечувати додержання вимог щодо збереження електронних документів шляхом використання послуг посередника, у тому числі архівної установи, якщо така установа додержується вимог цієї статті. Створення архівів електронних документів, подання електронних документів до архівних установ України та їх зберігання в цих установах здійснюється у порядку, визначеному законодавством.


3. Електронний цифровий підпис:

поняття, ознаки, правовий статус

У разі переходу до безпаперових технологій документообігу одним з перших постає питання: чи буде такий документообіг юридично значимим? І якщо так, то чим забезпечуватиметься його легітимність?

Єдиним інструментом, що вирішує цю проблему, є електронний цифровий підпис.

З правової точки зору електронний цифровий підпис - це різновид електронного підпису, який за юридичним статусом прирівнюється до власноручного в разі виконання технічних умов, визначених законом. З фізичної ж точки зору він являє собою унікальний електронний код, за допомогою якого підтверджується цілісність та юридична сила електронного документа, а також однозначно ідентифікується особа, яка його підписала.

Таким чином електронний цифровий підпис підтверджує незмінність редакції документа, а у випадку внесення до документа навіть найнезначніших коригувань засвідчує, що такий документ уже не має юридичної сили.

Створення електронного документа завершується накладанням електронного підпису.

Відносини, пов'язані з використанням електронних цифрових підписів, регулюються Законом України „Про електронний цифровий підпис”. Використання інших видів електронних підписів в електронному документообігу здійснюється суб'єктами електронного документообігу на договірних засадах.

Закон України „Про електронний цифровий підпис” визначає правовий статус електронного цифрового підпису та регулює відносини, що виникають під час використання електронного цифрового підпису. У Законі визначено терміни:

- електронний підпис – дані в електронній формі, які додаються до інших електронних даних або логічно з ними пов'язані та призначені для ідентифікації підписувача цих даних;

- електронний цифровий підпис – вид електронного підпису, отриманого за результатом криптографічного перетворення набору електронних даних, який додається до цього набору або логічно з ним поєднується і дає змогу підтвердити його цілісність та ідентифікувати підписувача. Електронний цифровий підпис накладається за допомогою особистого ключа та перевіряється за допомогою відкритого ключа.

Електронний цифровий підпис призначений для забезпечення діяльності фізичних та юридичних осіб, що здійснюється з використанням електронних документів. Електронний підпис не може бути визнаний недійсним лише через те, що він має електронну форму або не ґрунтується на посиленому сертифікаті ключа.

Особистий ключ - параметр криптографічного алгоритму формування електронного цифрового підпису, доступний тільки підписувачу.

Відкритий ключ - параметр криптографічного алгоритму перевірки електронного цифрового підпису, доступний суб'єктам відносин у сфері використання електронного цифрового підпису;

Електронний цифровий підпис за правовим статусом прирівнюється до власноручного підпису (печатки) у разі, якщо:

- електронний цифровий підпис підтверджено з використанням посиленого сертифіката ключа за допомогою надійних засобів цифрового підпису;

- під час перевірки використовувався посилений сертифікат ключа, чинний на момент накладення електронного цифрового підпису;

- особистий ключ підписувача відповідає відкритому ключу, зазначеному у сертифікаті.

Електронний цифровий підпис призначений для забезпечення діяльності фізичних та юридичних осіб, яка здійснюється з використанням електронних документів. Він використовується фізичними та юридичними особами - суб'єктами електронного документообігу для ідентифікації підписувача та підтвердження цілісності даних в електронній формі.

Використання електронного цифрового підпису не змінює порядку підписання договорів та інших документів, встановленого законом для вчинення правочинів у письмовій формі.

Нотаріальні дії із засвідчення справжності електронного цифрового підпису на електронних документах вчиняються відповідно до порядку, встановленого законом.

Органи державної влади, органи місцевого самоврядування, підприємства, установи та організації державної форми власності для засвідчення чинності відкритого ключа використовують лише посилений сертифікат ключа. Інші юридичні та фізичні особи можуть на договірних засадах засвідчувати чинність відкритого ключа сертифікатом ключа, сформованим центром сертифікації ключів, а також використовувати електронний цифровий підпис без сертифіката ключа.

Електронний підпис не може бути визнаний недійсним лише через те, що він має електронну форму або не ґрунтується на посиленому сертифікаті ключа.

Під сертифікатом ключа розуміється, документ, виданий центром сертифікації ключів, який засвідчує чинність і належність відкритого ключа підписувачу. Сертифікати ключів можуть розповсюджуватися в електронній формі або у формі документа на папері та використовуватися для ідентифікації особи підписувала. Посилений сертифікат ключа - сертифікат ключа, виданий акредитованим центром сертифікації ключів, засвідчувальним центром, центральним засвідчувальним органом.

Сертифікат ключа містить такі обов'язкові дані:

- найменування та реквізити центру сертифікації ключів (центрального засвідчувального органу, засвідчувального центру);

- зазначення, що сертифікат виданий в Україні;

- унікальний реєстраційний номер сертифіката ключа;

- основні дані (реквізити) підписувача - власника особистого ключа;

- дату і час початку та закінчення строку чинності сертифіката;

- відкритий ключ;

- найменування криптографічного алгоритму, що використовується власником особистого ключа;

- інформацію про обмеження використання підпису.

Посилений сертифікат ключа, крім обов'язкових даних, які містяться в сертифікаті ключа, повинен мати ознаку посиленого сертифіката ключа. Інші дані можуть вноситися у посилений сертифікат ключа на вимогу його власника.

Законом визначено поняття підписувача - особа, яка на законних підставах володіє особистим ключем та від свого імені або за дорученням особи, яку вона представляє, накладає електронний цифровий підпис під час створення електронного документа.

Підписувач має право:

- вимагати скасування, блокування або поновлення свого сертифіката ключа;

- оскаржити дії чи бездіяльність центру сертифікації ключів у судовому порядку

В той же час він зобов’язаний:

- зберігати особистий ключ у таємниці;

- надавати центру сертифікації ключів дані згідно з вимогами цього Закону для засвідчення чинності відкритого ключа;

- своєчасно надавати центру сертифікації ключів інформацію про зміну даних, відображених у сертифікаті ключа.

Розподіл ризиків збитків, що можуть бути заподіяні підписувачам, користувачам та третім особам, які користуються електронними цифровими підписами без сертифіката ключа, визначається суб'єктами правових відносин у сфері послуг електронного цифрового підпису на договірних засадах. Захист прав споживачів послуг електронного цифрового підпису, а також механізм реалізації захисту цих прав регулюються цим Законом та Законом України "Про захист прав споживачів".

У випадках, коли відповідно до законодавства необхідне засвідчення дійсності підпису на документах та відповідності копій документів оригіналам печаткою, на електронний документ накладається ще один електронний цифровий підпис юридичної особи, спеціально призначений для таких цілей.

Порядок застосування електронного цифрового підпису органами державної влади, органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами та організаціями державної форми власності визначається Кабінетом Міністрів України.

Порядок застосування цифрового підпису в банківській діяльності визначається Національним банком України.

Метою застосування систем цифрового підпису є автентифікація інформації - захист учасників інформаційного обміну від нав’язування хибної інформації, встановлення факту модифікації інформації, яка передається або зберігається, й отримання гарантії її справжності, а також вирішення питання про авторство повідомлень. Система цифрового підпису припускає, що кожен користувач мережі має свій таємний ключ, який використовується для формування підпису, а також відповідний цьому таємному ключу відкритий ключ, відомий решті користувачів мережі й призначений для перевірки підпису. Цифровий підпис обчислюється на основі таємного ключа відправника інформації й власне інформаційних бітів документу (файлу). Один з користувачів може бути обраним в якості «нотаріуса» й завіряти за допомогою свого таємного ключа будь-які документи. Решта користувачів можуть провести верифікацію його підпису, тобто пересвідчитися у справжності отриманого документу. Спосіб обчислення цифрового підпису такий, що знання відкритого ключа не може призвести до підробки підпису. Перевірити підпис може будь-який користувач, що має відкритий ключ, в тому числі незалежний арбітр, якого уповноважено вирішувати можливі суперечки про авторство повідомлення (документу).

Отже, електронний цифровий підпис спрямований на спрощення та прискорення документообігу між суб’єктами господарювання, що, в свою чергу, має зміцнити конкурентоспроможність вітчизняних підприємств, адже пришвидшиться процедура укладення цивільно-правових та господарських договорів, оформлення експортно-імпортних операцій, надання електронних банківських послуг.


4. Основні принципи електронного документообігу

Основними принципами електронного документообігу є:



Однократна реєстрація документа - паралельне виконання різних операцій з метою скорочення часу руху документів і підвищення оперативності їх виконання.

Безперервність руху документа - єдина база документарної інформації для централізованого зберігання документів і що виключає дублювання документів.

Ефективно організована система пошуку документа - відправлення та передавання електронних документів. Відправлення та передавання електронних документів здійснюються автором або посередником в електронній формі за допомогою засобів інформаційних, телекомунікаційних, інформаційно-телекомунікаційних систем або шляхом відправлення електронних носіїв, на яких записано цей документ.

Якщо автор і адресат у письмовій формі попередньо не домовилися про інше, датою і часом відправлення електронного документа вважаються дата і час, коли відправлення електронного документа не може бути скасовано особою, яка його відправила. У разі відправлення електронного документа шляхом пересилання його на електронному носії, на якому записано цей документ, датою і часом відправлення вважаються дата і час здавання його для пересилання.

Вимоги підтвердження факту одержання документа, встановлені законодавством у випадках відправлення документів рекомендованим листом або передавання їх під розписку, не поширюються на електронні документи. У таких випадках підтвердження факту одержання електронних документів здійснюється згідно з вимогами цього Закону.

Одержання електронних документів

Електронний документ вважається одержаним адресатом з часу надходження авторові повідомлення в електронній формі від адресата про одержання цього електронного документа автора, якщо інше не передбачено законодавством або попередньою домовленістю між суб'єктами електронного документообігу.


Якщо попередньою домовленістю між суб'єктами електронного документообігу не визначено порядок підтвердження факту одержання електронного документа, таке підтвердження може бути здійснено в будь-якому порядку автоматизованим чи іншим способом в електронній формі або у формі документа на папері. Зазначене підтвердження повинно містити дані про факт і час одержання електронного документа та про відправника цього підтвердження.

У разі ненадходження до автора підтвердження про факт одержання цього електронного документа вважається, що електронний документ не одержано адресатом.

Якщо автор і адресат у письмовій формі попередньо не домовилися про інше, електронний документ вважається відправленим автором та одержаним адресатом за їх місцезнаходженням (для фізичних осіб - місцем проживання), у тому числі якщо інформаційна, телекомунікаційна, інформаційно-телекомунікаційна система, за допомогою якої одержано документ, знаходиться в іншому місці. Місцезнаходження (місце проживання) сторін визначається відповідно до законодавства.



Перевірка цілісності електронного документа

Перевірка цілісності електронного документа проводиться шляхом перевірки електронного цифрового підпису.

Таким чином, проаналізувавши хід подій у сфері інформаційних правовідносин та інформатизації, зокрема, впровадження системи електронного документування в Україні, різноманітні документи та матеріали, можна зробити висновок, що у цьому напрямку здійснюються певні заходи. Можна стверджувати, що через деякий час Україна, за умови системної правової та практичної розбудови системи електронного документування, буде характеризуватися неабиякими здобутками у цій сфері.
5. Електронне урядування

Позитивні приклади запровадження та функціонування електронних урядів в інших країнах свідчать про реальні переваги цих систем та необхідність впровадження електронного урядування в Україні.

Документообіг в державі є системою, що не тільки матеріалізує процеси збору, перетворення, зберігання інформації, а й процеси управління: підготовку та прийняття рішень, контроль за їх виконанням.

Сьогодні поняття „електронне урядування" вже не є цілком невідомим і новим, як це було кілька років тому. Воно пов’язане з доступом до публічної інформації і є ефективним засобом забезпечення інформування та доступу до інформації фізичними та юридичними особами, Як результат - е-урядування сприяє прозорості та ефективності діяльності влади.



Реалізація ідеї електронного урядування викликає величезний інтерес у всьому світі. США, Великобританія, Швеція, Данія, Норвегія, Латвія, Естонія та багато інших країн уже застосовують або починають застосовувати методи електронного урядування. Зокрема, уряд США надає громадянам різноманітні послуги через мережу Інтернет: видачу ліцензій, сплату штрафів тощо. В Англії реєстрація фірм потребує заповнення через мережу тільки однієї форми.

Законодавча база України містить досить велику кількість нормативно-правових актів, що регулюють відносини у сфері інформаційних технологій. Проте значна частина з них потребує внесення змін та доповнень, оскільки тією чи іншою мірою не узгоджується між собою та не в змозі адекватно вирішувати проблеми, що виникають.

Концепція електронного урядування складається з двох взаємозалежних та водночас самостійних структур:



  • внутрішньої урядової інформаційної інфраструктури (аналог корпоративної мережі);

  • зовнішньої інформаційної інфраструктури (взаємодіє з громадянами та організаціями).

У рамках „електронної держави" інтегруються інформаційні ресурси органів державної влади, а також створюється система он-лайнових послуг.

З метою підвищення ефективності роботи органів державної влади та місцевого самоврядування створена Національна програма інформатизації. Нею передбачено об’єднати існуючі у цих органах інформаційні системи та системи, що будуть розроблятися в подальшому, в єдиний інформаційно-аналітичний комплекс – Інтегровану інформаційно-аналітичну систему органів державної влади та органів місцевого самоврядування України.

Враховуючи різноманітність існуючих систем електронного документообігу в органах державної влади та органах місцевого самоврядування при розробці та реалізації пілот-проекту системи передбачається створення інтегрованої системи електронного документообігу.

Метою створення такої системи є забезпечення руху документів (укази, постанови, закони, розпорядження, повідомлення, звіти, аналітичні довідки, тощо), скорочення терміну підготовки та прийняття рішень шляхом автоматизації процесів колективного створення та використання документів в органах державної влади.

Проте правового забезпечення відносин у сфері системи електронного урядування у формі нормативно-правового акта, який би чітко і всебічно регулював дане питання на цей час не створено.

31 липня 2000 року Президент України видав Указ „Про заходи щодо розвитку національної складової глобальної інформаційної мережі Інтернет та забезпечення широкого доступу до цієї мережі в Україні". Цим Указом визначено основні завдання: забезпечення підтримки розвитку інфраструктури надання інформаційних послуг через мережу Інтернет; розвиток і впровадження сучасних комп’ютерних інформаційних технологій у системі державного управління.

Серед інших нормативно-правових актів, які регулюють правовідносини у сфері інформатизації, а саме щодо питань електронного урядування, важливим документом є Постанова Кабінету Міністрів України від 4 січня 2002 року за № 3 „Про порядок оприлюднення у мережі Інтернет інформації про діяльність органів виконавчої влади". Відповідно до зазначеного Порядку оприлюднення у мережі Інтернет інформації про діяльність органів виконавчої влади здійснюється з метою підвищення ефективності та прозорості діяльності цих органів шляхом впровадження та використання сучасних інформаційних технологій для надання інформаційних та інших послуг громадськості, забезпечення її впливу на процеси, що відбуваються у державі. Оприлюднення у мережі Інтернет інформації про діяльність органів виконавчої влади здійснюється шляхом:

- розміщення і періодичного оновлення міністерствами, іншими центральними та місцевими органами виконавчої влади інформації відповідно до вимог цього Порядку на власних веб-сайтах;

- створення Єдиного веб-порталу Кабінету Міністрів України, призначеного для інтеграції веб-сайтів органів виконавчої влади та розміщення інформаційних ресурсів відповідно до потреб громадян.

З метою вирішення питань, які стосуються проблематики запровадження в Україні системи електронного урядування, 24 лютого 2003 № 208 року було прийнято Постанову Кабінету Міністрів України „Про заходи щодо створення електронної інформаційної системи „Електронний уряд".

Відповідно до Постанови передбачається створити належні нормативно-правові засади функціонування системи „Електронний уряд", забезпечити умови для більш швидкого та доступного надання інформаційних послуг громадянам та юридичним особам шляхом використання електронної інформаційної системи „Електронний уряд". Така система має забезпечити взаємодію органів виконавчої влади між собою, з громадянами та юридичними особами на основі сучасних інформаційних технологій, інтегрувати державні електронні інформаційні ресурси і системи в Єдиний веб-портал органів виконавчої влади.
6. Порядок здійснення електронного

документообігу в органах влади

Уряд України вживає заходи для забезпечення впровадження технологій електронного документообігу. Основними нормативно-правовими документами з цих питань є:



  • Типовий порядок здійснення електронного документообігу в органах влади (затверджений Постановою Кабінету Міністрів України «Про затвердження Типового порядку здійснення електронного документообігу в органах виконавчої влади» № 1453 від 28 жовтня 2004 року);

  • Порядок засвідчення наявності електронного документу (електронних даних) на певний момент часу (Постанова Кабінету Міністрів України від 26 травня 2004 р. № 680 «Про затвердження Порядку засвідчення наявності електронного документа (електронних даних) на певний момент часу»).

Типовий порядок встановлює загальні правила документування в органах виконавчої влади управлінської діяльності в електронній формі і регламентує виконання дій з електронними документами з моменту їх створення або отримання до відправлення чи передачі до архіву органу виконавчої влади.

Так, електронні документи, що надходять на адресу органу виконавчої влади, приймаються службою діловодства централізовано.

Електронний документ, що надійшов на адресу органу виконавчої влади, підлягає відхиленню у разі:

- відсутності у адресата надійних засобів електронного цифрового підпису;

- надходження не за адресою;

- зараження вірусом;

- негативного результату перевірки на цілісність і справжність усіх накладених на нього електронних цифрових підписів.

При цьому відправнику в дводенний строк надсилається відповідне повідомлення за формою згідно з додатком 1 до Типового порядку.

Зазначена процедура для електронного документа відповідає процедурі повернення документа на папері.

Кожен одержаний адресатом електронний документ перевіряється на зараження його вірусом, на цілісність і справжність усіх накладених на нього електронних цифрових підписів, включаючи ті, що накладені (проставлені) згідно із законодавством як електронні печатки. При цьому необхідно, щоб:

- кожен електронний цифровий підпис був підтверджений з використанням посиленого сертифіката ключа за допомогою надійних засобів цифрового підпису;

- під час перевірки використовувався посилений сертифікат ключа, чинний на момент накладення електронного цифрового підпису;

- особистий ключ підписувача відповідав відкритому ключу, зазначеному у сертифікаті;

- на час перевірки був чинним посилений сертифікат відкритого ключа акредитованого центру сертифікації ключів та/або посилений сертифікат відкритого ключа відповідного засвідчувального центру.

Попередній розгляд електронного документа здійснюється у його візуальній формі.

Вхідні, внутрішні та вихідні електронні документи реєструються в одній системі разом з відповідними документами на папері. Реєстрація вхідних електронних документів здійснюється у тому ж порядку, що й вхідних документів на папері. Для забезпечення реєстрації, обліку, пошуку і контролю виконання вхідного електронного документа заповнюється реєстраційно-контрольна картка в електронній формі згідно з відповідними додатками до Типового порядку.

Після реєстрації вхідного електронного документа адресат у дводенний строк надсилає відправнику повідомлення за формою згідно з відповідним додатком про його прийняття і реєстрацію.

Для фіксування резолюції щодо виконання вхідного електронного документа складається відповідний внутрішній електронний документ "Резолюція" за підписом відповідної посадової особи, про що зазначається в реєстраційно-контрольній картці.

Оформлення і реєстрація електронних документів, що складаються в органі виконавчої влади, за винятком особливостей їх підписання або затвердження, здійснюється у тому ж порядку, що й для документів на папері.

Підписання або затвердження електронного документа здійснюється шляхом накладення на нього електронних цифрових підписів відповідних посадових осіб. На момент накладення останнього електронного цифрового підпису технологічно та/або організаційно забезпечується проставлення у створеному електронному документі дати і його реєстраційного номера.



У разі, коли електронний документ не підписано або не затверджено керівником органу виконавчої влади чи іншою посадовою особою реєстрація цього документа скасовується, а його виконавець інформується про відхилення документа.

Проставлення електронної печатки на електронний документ здійснюється згідно із законодавством. При цьому зазначена процедура виконується лише після підписання або затвердження електронного документа.

Адресування електронних документів здійснюється з додержанням тих же вимог, що й для документів на папері. На кожний внутрішній та вихідний електронний документ заповнюється реєстраційно-контрольна картка в електронній формі згідно з додатками.

Перед відправленням вихідного електронного документа проводиться перевірка його цілісності та справжності усіх накладених на нього електронних цифрових підписів з додержанням тих же вимог, що й для вхідних документів. У разі порушення цілісності вихідного електронного документа або не підтвердження справжності накладеного на нього електронного цифрового підпису (підписів) його реєстрація скасовується, а виконавець інформується про відхилення документа.

Вихідні електронні документи відправляються адресатам службою діловодства централізовано не пізніше наступного робочого дня після їх одержання від структурних підрозділів - виконавців.

Електронний документ вважається одержаним адресатом з часу надходження відправнику повідомлення про його прийняття і реєстрацію. У разі неодержання від адресата протягом двох робочих днів повідомлення про прийняття і реєстрацію або про відхилення електронного документа відправник вживає додаткових заходів з використанням інших засобів зв'язку для одержання від адресата відповідного повідомлення. У разі одержання від адресата повідомлення про відхилення електронного документа відправником вживаються заходи для усунення причин відхилення і забезпечення повторного відправлення цього документа. Якщо таке повідомлення одержане від адресата, який не має надійних засобів цифрового електронного підпису, цьому адресату надсилається відповідний документ на папері. Підтвердження факту одержання від адресата повідомлення щодо електронного документа відправником не здійснюється.

Реєстраційний номер, дата і час реєстрації електронного документа адресатом, зазначені у його повідомленні, фіксуються відправником у реєстраційно-контрольній картці.

Погодження електронного документа здійснюється шляхом накладення на нього електронного цифрового підпису посадової особи.

Зауваження і пропозиції до поданого електронного документа (у разі наявності) фіксуються в окремому електронному документі, на який накладається електронний цифровий підпис посадової особи.

Порядок внутрішнього погодження електронних документів у системі електронного документообігу органу виконавчої влади затверджується його керівником, якщо інше не встановлено законодавством.

У разі відсутності в органі виконавчої влади, яким погоджується електронний документ, надійних засобів електронного цифрового підпису цьому органу для погодження надається відповідний документ на папері.

Усі інші дії з електронними документами виконуються в органі виконавчої влади згідно з вимогами до дій з документами на папері, передбаченими інструкцією з діловодства цього органу. Дія Типового порядку поширюється на всі електронні документи, що створюються або одержуються органом виконавчої влади.

Однією з перших установ, в якій активно відбуваються процеси впровадження електронного цифрового підпису, є Державна податкова адміністрація України. Підтвердженням цього є наказ ДПА України «Про впровадження електронних документів, електронного документообігу та електронного цифрового підпису в системі подання податкової звітності платниками податків» від 25 травня 2004 року № 297.
7. Переваги

В Україні вже зроблено перші практичні кроки запровадження електронного документообігу і застосування електронного цифрового підпису.

17 січня 2006 року Центральний засвідчувальний орган вручив перше в Україні свідоцтво про акредитацію Центру сертифікації ключів електронного цифрового підпису, яким стала Науково-виробнича фірма «Українські національні інформаційні системи» (м. Дніпропетровськ).

В Україні вже існують чотири таких центри. Їхня діяльність дасть можливість:

- подання різноманітної звітності не на папері, а в електронному вигляді, що значно підвищує ефективність боротьби з корупцією. Відтепер сотні тисяч людей вже не будуть марнувати час у чергах до податкового чи митного інспектора, працівника органів статистики, реєстрації тощо;

- он-лайн закупівель, участі в електронних торгах, що сприяє забезпеченню прозорості діяльності суб’єктів господарювання;

- юридично значимого документообігу між органами державної влади, підприємствами, організаціями;

- на відстані отримати різноманітні офіційно засвідчені довідки через мережу Інтернет, що дозволяє уникнути зайвої бюрократизації.

Цей перелік можна подовжувати, але наразі навіть важко уявити обсяги застосування електронного цифрового підпису у життєдіяльності держави, приватного сектору, пересічних громадян. Відтепер кожен пересічний громадянин, підприємець, посадова особа має можливість засвідчувати електронні документи своїм власним цифровим підписом, що має однакову юридичну силу з власноручним підписом чи печаткою.

Для юридичних осіб передбачено використання додаткового цифрового підпису – аналога відбитку печатки. Для забезпечення такого рівня захисту використовуються посилені сертифікати ключів, що надаються акредитованими центрами сертифікації ключів. Це дозволяє виконувати юридично-значущий захищений електронний документообіг між будь-якими суб’єктами правових відносин: юридичними і фізичними особами, підприємцями та органами державної влади.

На рівні органів державної влади реалізація ініціатив у сфері електронного уряду здатна кардинально підвищити якість послуг, які держава надає громадянам. Але при цьому важливо усвідомлювати, що новий рівень послуг буде досягнуто тільки тоді, коли державні структури здійснять трансформування й удосконалення своїх операцій та процесів шляхом інтеграції відомчих інформаційних систем, включаючи системи електронного управління документами й багато інших систем.

Організація такої міжвідомчої взаємодії вимагає побудови спеціальної інтеграційної інфраструктури. По суті справи, ця ж інфраструктура необхідна й для надання інтегрованих послуг через центральні урядові портали або портали регіональних і місцевих органів влади.

Велике значення має інтеграція державних, регіональних та муніципальних інформаційних ресурсів, що дозволить підвищити ефективність роботи державного апарату, скоротити можливості для фінансових махінацій, порушення законів, ухиляння від сплати податків і т.д.
Уже сьогодні можна стверджувати: лише глобальне застосування технології електронного безпаперового документообігу, яка об’єднує в єдиній мережі органи влади, у змозі забезпечити швидкий цілісний обмін документами, що ведеться за єдиними оптимальними правилами й регламентами, об’єднує всі типи документів (у тому числі ті, що містять інформацію з обмеженим доступом), скеровується єдиною загальнодержавною довідниковою базою, актуальність якої постійно підтримується на належному рівні, та забезпечує реальні можливості для зміни філософії організації роботи органів влади внаслідок відходу від практики контролю формального виконання документів і запровадження аналізу ступеня досягнення результату та якості кінцевого продукту.

Список використаних джерел


  1. Постанова Кабінету Міністрів України «Про затвердження Типового порядку здійснення електронного документообігу в органах виконавчої влади» № 1453 від 28 жовтня 2004 року.

  2. Гольдштейн, А. Б. Технология и протоколы MPLS / А. Б. Гольдштейн, Б. С. Гольдштейн. – СПб. : BHV, 2005. – 304 c.

  3. Дрожжинов, В. Электронное правительство информационного общества / Владимир Дрожжинов, Александр Штрик // РС week. – 2000. – № 15. – C. 34–39.

  4. Електронний уряд як концепція державного управління в інформаційному суспільстві : за матеріалами О. Голобуцького, О. Шевчука «Електронний уряд»/Кабмін України // Електронне урядування: Ідея електронного урядування. – Спосіб доступу:

http://www.kmu.gov.ua/control/uk/publish/article?art_id=10238324&cat_id=2251559.

5. Ерофеев, Е. Электронное правительство : Как приблизить чиновника к гражданину? / Евгений Ерофеев // Connect! : Мир связи. – 2004. – № 10. – С. 23–24.

6. Зайченко, Ю. П. Комп’ютерні мережі / Ю. П. Зайченко. – К. : Слово, 2003. – 286 с.

7. Клименко, І. В. Технології електронного урядування / І. В. Клименко, К. О. Линьов. – К. : Центр сприяння інституц. розв. держ.служби, 2006. – 191 с. – (Б-ка молодого держ. службовця).

8. Олвейн, В. Структура и реализация современной технологии MPLS / Вивек Олвейн. – К. : Вильямс, 2004. – 480 с

9. Особливості «електронного уряду» і фактори, що сприяють успіху: за матеріалами сайта Microsoft // Електронне урядування : Ідея електронного урядування / Кабмін України. – Спосіб доступу:



http://www.kmu.gov.ua/control/uk/publish/article?art_id=10268985&cat_id=2251559.

10. Ратушин Ю. Як розбудувати інформаційне суспільство в Україні/Юрій Ратушин//Електронне урядування: Ідея електронного урядування. – Спосіб доступу: http://www.kmu.gov.ua/control/uk/publish/article?art_id=94933408&cat_id=2251559.



Кременчуцьке міське управління юстиції

39605 м. Кременчук вул. Радянська, 15/4
Телефон для довідок (05366) 2 45 21
Електронна адреса: kmyu@ukrpost.ua
Адреса сайту: http://www.kremjust.gov.ua



База даних захищена авторським правом ©refs.in.ua 2016
звернутися до адміністрації

    Головна сторінка