М. Зубков Сучасна українська



Сторінка31/43
Дата конвертації19.02.2016
Розмір8.13 Mb.
1   ...   27   28   29   30   31   32   33   34   ...   43

Культура управління
Культуру управління слід розглядати як сукупність вимог, що висуваються до зовнішньої сторони цього процесу, а також як вимоги до індивідуальних якостей безпосередніх керівників. Цей складний і багатогранний комплекс питань, що повсякденно повинен вирішуватися управлінським апаратом, включає в себе:

а) високі вимоги до культури виробництва;

б) правильне ведення, оформлення та зберігання документації;

в) дотримання етичних і моральних норм взаємин із колега-


ми, партнерами;

г) правильну самооцінку.

Чи не найголовніша роль в організації колективу та плідної безконфліктної атмосфери в ньому належить безпосередньо керівникові.

Він, безперечно, мусить бути особистістю-лідером, умілим організатором і тонким аналітиком-психологом, людиною слова і фахівцем справи. Окрім цих якостей, як зазначає мовознавець А. Коваль, керівник ще:



  • знає ім'я та ім'я по батькові своїх працівників;

  • завжди вітається з усіма;

  • не зганяє злість на інших, коли винен сам;

  • не підвищує голосу під час розмови;

  • не нагадує підлеглому безліч разів про зроблену ним по­милку, а свої помилки визнає;

  • уміє оцінити добрий жарт і посміється разом з усіма (якщо це не висміювання когось із колективу);

  • довіряє своїм працівникам;

  • цінує їх час і не відволікає від роботи якимись дрібни­цями;

  • по можливості відгукується на прохання особистого ха­рактеру, не пишаючись і не величаючись цим;

  • дає завдання підлеглим у ввічливій формі;

  • знає всі дрібні вади своїх підлеглих (а також власні) і враховує їх у повсякденній роботі [22, с. 19—20].

Варто додати ще два пункти, хоча їх напевно набагато більше:

  • заохочує та хвалить привселюдно, а робить зауваження чи дорікає віч-на-віч;

  • не має морального права вимагати від підлеглих дотри­мувати тих норм і правил, які порушує сам.

А ось застереження д-ра К. Хаберкорна «Сім головних гріхів шефа», яке було опубліковано в німецькому часописі «Плюс» (передрук газетою «Біржа» № 6, 1991).

/. Перенесення рішення на завтра. Головна причина такої ситуації — слабкість характеру. Письмовий виклад найближчих завдань допоможе зрозуміліше сформулювати свої думки й чітко побачити проблему. Якщо жорсткі строки вирішення питань не встановлені вашим контрагентом, зробіть це самі.

  1. Виконання роботи наполовину. Розпочинати роботу слід переконавшись, що наявні всі складові компоненти для її завер­шення, щоб не лишати розпочате незавершеним. Розбити робо­ту на етапи й визначити термін виконання кожного з них.

  2. Прагнення зробити все одразу. Доцільніше обмежитися вирішенням кількох реальних проблем, аніж розпочинати де­кілька справ, які все одно не вдасться довести до кінця. Тому переходити до нового завдання можна тоді, коли попереднє вже повністю розв'язане чи хоча б склалося уявлення про ха­рактер його розв'язання.

  3. Прагнення зробити все самому. Майстерність шефа по­лягає в створенні умов для успішного виконання завдань, які ним раціонально розподілені між сумлінними виконавцями. Він не виконує все сам, а лише планує, спрямовує роботу й контро­лює її хід та виконання.

  4. Переконання, що ви знаєте все краще за інших. Не варто витрачати час на розв'язування дрібних спеціалізованих управлінських завдань, якщо їх можуть швидше й краще вирі­шити фахівці-субпідрядники.

  5. Невміння розмежовувати функції. Слід наперед визна­чити завдання, обов'язки, інформаційні канали й ступінь відпо­відальності кожного працівника за допомогою розроблених чітких і детальних посадових інструкцій, узгоджених зі схемою орга­нізації. Це дозволить виключити можливість перекладання відпо­відальності за невиконання робіт на чужі плечі й марнотратне дублювання управлінських операцій.

  6. Спроби перекласти провину на інших. Керівник мусить з'ясувати причини невдачі, а не шукати цапа-відбувайла. Про­аналізувавши помилку, слід націлити свою діяльність на її ви­правлення та на подальший поступ.

Службова бесіда — це дієвий чинник установлення контак­ту, з'ясування непорозумінь, розв'язання проблем, залагодження конфліктів тощо. На основі практики вироблені певні правила

ведення службової бесіди керівника з підлеглими, які слід зна­ти, але не варто обмежуватися лише ними:

  • завчасно повідомити підлеглого про службову бесіду та її тему (хоча б у загальних рисах);

  • мати конкретну мету (почути зізнання, заспокоїти, по­інформувати тощо);

  • мати найповнішу інформацію про співробітника (освіту, службові досягнення, родину, уподобання тощо);

  • укласти план службової бесіди (вступ, основна частина, підсумок);

  • продумати час і місце проведення службової бесіди (хто, де і на чому сидить);

  • бути щирим і ґречним у питаннях і намірах;

  • обрати вірний тон (сила голосу, інтонація, акцентування, пауза) і манеру (чіткість формулювань, переконливість аргументів, невербальні засоби тощо);

  • бути уважним у вислуховуванні відповідей, заперечень, контраргументів (не перебивати, не відкидати відразу почуте тощо);

  • тактовно завершити службову бесіду, досягнувши по­ставленої мети;

  • дотримуватися конфіденційності щодо отриманої інфор­мації.

У свою чергу, працівник, запрошений на службову бесіду, повинен дотримуватися теж певних правил і норм:

  • пунктуальність (прийти слід за 3 — 5 хв до початку служ­бової бесіди, назвати секретареві своє прізвище, мету при­ходу);

  • мати охайний, діловий вигляд (одяг, взуття, зачіска тощо);

  • дотримуючись субординації, уважно слухати співрозмов­ника (без зайвих жестів, міміки, емоцій);

  • не уникати погляду шефа (щоб у нього не склалося вра­ження про нещирість ваших намірів);

  • чітко й лаконічно формулювати відповіді чи запитання;

  • після завершення шефом службової бесіди не продов­жувати її.

Телефонне ділове спілкування
В усному діловому спілкуванні телефон відіграє суттєву до­поміжну роль зв'язку для отримання інформації, оперативного реагування на події, дистанційного керування чи коригування діями тощо. Головна перевага над іншими традиційними* засо­бами зв'язку (листи, телеграми, факси) — оперативність, швидкість, зручність. Мобільний і пейджинговий зв'язок, новітні цифрові та супутникові системи дозволяють за лічені хвилини з'єднатися з будь-яким абонентом на планеті. Та попри модер­нові інформаційні технології, найхарактерніші особливості те­лефонного діалогу лишилися незмінними.

Службова телефонна розмова складається з таких компонентів:



  • момент установлення зв'язку;

  • виклад суті справи;

  • завершальні слова, фрази — знак про закінчення розмови.

У кожній телефонній розмові чітко розмежовані комуніка­тивні ролі співрозмовників: той, хто телефонує, повідомляє (ад­ресант) і той, хто приймає повідомлення (адресат, абонент), хоча можлива й участь третьої особи — посередника (секретаря, дис­петчера, оператора чи ін.), який допомагає встановити контакт адресанта з адресатом. Інколи доцільно попередньо узгодити з абонентом дату й час телефонної розмови та її тему, щоб він був на місці, вільний від виконання інших обов'язків і завчасно підго­тувався.

До ділової телефонної розмови слід завчасно готуватися. А саме:



  • укласти чіткий план спілкування (порядок питань, які б ви хотіли поставити адресатові);

  • мати поряд допоміжний матеріал (довідкові, цифрові дані, списки та ін., усе, що може нагально знадобитися як до­даткова інформація);

  • мати напохваті чим і на чому зафіксувати потрібну інфор­мацію.

Деякі сучасні офіси мають автовідповідачі або ж автомати­зовану систему запису всіх «вхідних» і «вихідних» телефон­них дзвінків, що певною мірою спрощує збереження, оброблення інформації й повністю виключає її спотворення.

Принцип телефонного спілкування треба будувати таким чином, щоб інформація, отримана від попередньої розмови, була вихідною для наступної і т. д.

Вербальне телефонне спілкування висуває перед співрозмов­никами низку обов'язкових етикетних реплік (кліше, шаблонів), якими, неначе паролями, обмінюються обидві сторони розмови.

й Адресант після короткого вітання називає своє прізвище, ім'я та ім'я по батькові, посаду й організацію, яку він представляє (порядок може бути зворотний). Якщо слухавку взяв не той, хто вам потрібен, слід увічливо попросити покликати його до телефону. У разі відсутності потрібної вам людини в офісі вза­галі та коли ви не встигли відрекомендуватися, ви можете по­чути: «Хто його запитує?* Назвавши себе, можна попросити:


  • занотувати інформацію для подальшої передачі;

  • попередити потрібну вам людину про час, коли ви знову зателефонуєте;

— щоб вам зателефонували, назвавши номер телефону та час. Але в усіх зазначених вище випадках варто поцікавитися,

з ким ви щойно розмовляли.

Адресат, приймаючи «вхідний» дзвінок, із метою економії часу, після відповіді на вітання, мусить відразу назвати органі­зацію, відділ, свою посаду, прізвище, ім'я та ім'я по батькові (по­рядок може бути зворотний), наприклад:



«Фірма «Гетьман*, відділ збуту, менеджер Смаглій*.

Подібний вступ надає розмові робочого тону й ритму.

Якщо співробітника, якого просять до телефону, немає на місці, а питання, яке порушує адресант може вирішити інший співробітник, слід запросити його або дати відповідний номер телефону.

Якщо «вхідний» дзвінок порушує робочий процес, слід виба­читися й попросити зателефонувати пізніше, назвавши час, або ж пообіцяти самому зв'язатися з адресантом, також назвавши час.

Частину названих проблем може зняти обізнаний секретар, котрий диспетчеризує всі «вхідні» дзвінки, приймає й фіксує інформацію.

Декілька загальноусталених правил:

— службовий телефон — переважно для службових справ;


  • телефон загального користування має бути розташовано у зручному, доступному, звукоізольованому місці (кори­дор, окрема кабіна тощо);

  • говорити слід чітко, стисло й коректно (виразність вимо­ви виключає повторювання вже сказаного);

  • уважне слухання виключає постійне перепитування;

  • не слід прохати про значну послугу малознайому людину;

  • слід пам'ятати, що телефонна розмова — це діалог, а не монолог;

  • поздоровлення, вітання та співчуття слід висловлювати особисто або листом і аж ніяк не телефоном;

  • телефон дієвий, але не визначальний засіб вирішення важ­ливих питань, котрі остаточно вирішуються лише під час особистої зустрічі;

  • у випадку роз'єднання, поновлює зв'язок той, хто теле­фонував;

  • закінчує розмову той, хто телефонував.

Характер службових телефонних стосунків, окрім зазначе­них правил, визначають такі чинники, як: ступінь близькості (знайомства) співрозмовників, їх вік, посада, стать тощо.

Оскільки специфіка телефонного спілкування виключає допоміжні невербальні засоби (жест, міміка, поза тощо), співроз­мовникам треба якомога вимогливіше добирати й висловлюва­ти потрібні слова, фрази, користуючись лише голосом. Визна­чальними в цьому випадку будуть швидкість, чіткість, розбір­ливість, інтонація, наголос, пауза та інші складові нормативи культури усного ділового мовлення.



Ділове спілкування
Ділове спілкування, як складова частина культури управ­ління, повинне грунтуватися на засадах етичних норм, певних ритуальних правил ділових взаємин, знання й уміння, які пов'я­зані з обміном інформацією, використанням способів і засобів взаємовпливу та взаєморозуміння. У цьому контексті вагомого значення набуває моральний аспект ділового спілкування.

Етика ділового спілкування ґрунтується на таких правилах і нормах поведінки партнерів, колег, які сприяють розвиткові співпраці, розв'язанню поставлених проблем. А це й зміцнення взаємодовіри, постійне інформування партнера щодо своїх намірів та дій, а також запобігання обману й порушенню взятих зобов'я­зань. Формуючись в умовах конкретної діяльності, професійне спілкування вбирає в себе її особливості, стає важливою части­ною й дієвим засобом цієї діяльності. Загальні норми й правила ділового спілкування зумовлюються також характером суспільного ладу, історичними традиціями та сучасними здо­бутками.



Синтаксис1 усного й писемного ділового мовлення
Готуючи текст для публічного виступу, слід пам'ятати про суттєву різницю між писемним і усним його варіантами. Речен­ня, значні за кількістю слів і ускладнені за будовою багатьма відокремленими обставинами, означеннями, вставними і встав­леними конструкціями, цілком можливі в науковій статті, моно­графії та под., і зовсім не бажані в лекції, доповіді, промові й под. Помічено, що сприймання усного тексту залежить від довжини речення (кількості в ньому слів), довжини слова (кількості ба­гатоскладових, довгих слів), кількості особових займенників (які сприймаються на слух легше, ніж безособові).

На відміну від писемного, в усному тексті бажані питальні, окличні й риторичні, а не лише розповідні речення, наприклад:



Чи можливий такий результат?! Безперечно, — скажу я вам. За яких умов? —логічно запитаєте ви. Моя доповідь і наведені в ній викладки є відповіддю на це питання.

Не словесні, а смислові повтори необхідні в усному мов­ленні для наголошування основної думки, підкреслення ключо­вого моменту й посилення враження від сказаного. Досягається це за рахунок багатої синонімії української мови, не повторюю­чи форми вираження.

Однак слід уникати повторювання нетипових для усного мовлення складних сполучників: завдяки тому що, унаслідок того що, через те що й под. оскільки вони гальмують сприй­няття й не сприяють створенню в аудиторії вільної, невимушеної атмос<рери.


1 Синтаксис (від грец. $упІахіз — побудова, устрій, зв'язок) — розділ грамати­ки, що вивчає будову і значення словосполучень та речень, способи зв'язку слів у словосполученні й реченні.

Окрім повторів, використовують й інші способи привернен­ня чи утримання уваги слухачів, таких як: зміна порядку слів

(інверсія), градація (посилення), протиставлення (антитеза), оклична б питальна інтонація, риторичні запитання, пауза та ін.



Речення слід будувати таким чином, щоб ключова фраза була розмішена в його першій частині. Набагато легше сприймається на слух зміст, коли речення починається Н. відмінком, ніж де­кількома конструкціями в непрямих відмінках із прийменника­ми, наприклад:

неправильно правильно

В останньому університетському Професор Бойчишин
збірнику, у першому його розділі, у своїй статті, яка
розміщено статтю професора розміщена в останньому
Бойчишина, де йдеться...
університетському

збірнику, зазначив...

У письмових текстах його частини закріплені за певним місцем на аркуші й виділені шрифтом чи засобами рубрикації (абзац, параграф, розділ тощо). В усному — можливі відступи, умотивовані повтори й перенесення окремих текстових частин.

Якщо писемний текст має форму монологу, то усний не ви­ключає діалогових і навіть полілогових варіантів.

Наявність правильно побудованих дієприслівникових зворотів (або їхніх замінників), як правило, на початку речення, дозволяє більш образно подати навіть сухий технічний текст, наприклад:



неправильно правильно

Не дивлячись на обмежене Незважаючи на обмежене
фінансування....
фінансування...

Попри обмежене
фінансування...
Дарма що нам обмежили
фінансування...
По закінченні навчання...
Закінчивши навчання...

При рахуванні треба... Рахуючи, треба...

По одержанні коштів... Одержавши кошти...

Перевагу слід надавати простим реченням, у яких збері­гається прямий порядок слів: підмет іде перед присудком, означення — перед означуваним словом:



неправильно правильно

Було досягнуто високого рів- Наше підприємство досягла

ня якості продукції, заплано- запланованого високого рівня

ваного нашим підприємством, якості продукції.

Спільним для писемного й усного варіанту тексту є висока частотність у використанні та повторюванні стійких словоспо­лучень (кліше) і водночас відсутність зайвих слів, які усклад­нюють сприйняття:



неправильно

Ми, на нашому підприємстві, можемо розраховувати лише на свої особисті сили.

правильно

Підприємству доводиться розраховувати лише на власні сили.

Якщо підмет названий живою особою, то присудок матиме форму активного стану, наприклад:

неправильно

У виступі міністра висвіт­лювалося його бачення шляхів реоЬорми освіти.

правильно

У виступі міністр висвіт­лив власне бачення шляхів редюрми освіти.



Негативно впливають на мову зайві слова й тавтологія:

неправильно

звільнити із займаної посади потелефонувати телефоном у 21 вечора ми з колегою удвох узимку в січні місяці порахувати рахунки глухий тупик захисний імунітет пам'ятний сувенір

Не можна будувати речення з ням одного слова двом стрижневим правильно



звільнити з посади

зателефонувати

о 21.00

ми з колегою

у січні

полічити рахунки глухий кут (безвихідь) імунітет сувенір

одночасним підпорядкуван-



неправнльно правильно

Школярі навчалися Школярі навчалися

у просторому класі, який у просторому, переобладна-

переобладнали. ному класі.

Узгодження присудка з підметом

Іноді в ОДС присудок не узгоджений із підметом за ознака­ми роду, числа або особи й це ускладнює сприйняття інфор­мації, призводить до її спотворення. Розглянемо деякі складні моменти узгодження.

і. Підмет, до складу якого входить числівник один (сорок один, дев'ятсот тридцять один і под.), потребує присудка у формі однини, бажано в описовій конструкції, наприклад:


неправильно

Фірма отримала нові

правильно



На адресу фірми надійшов

часописи в кількості двадцяти двадцять один примірник

одного примірника.

нових часописів.

2. Присудок у реченні має стояти у множині, якщо до скла-
ду підмета входять числівники два, обидва, три, чотири, напри-
клад:

Обидва пристрої вийшли з ладу.

Три автомобілі потребували ремонту.

Але якщо вжито безособову конструкцію з дієприкметником на -но, -то, присудок має стояти в однині:



Було розглянуто три перших варіанти.

3. Якщо до підмета входять числівники п'ять і більше, при-
судок може стояти як в однині, так і в множині, залежно від
контекстового значення підмета.

Коли підмет називає пасивні особи, предмети, що подаються у вигляді цілісної, нерозчленованої групи, присудок, як правило, ставиться в однині, наприклад:



Шість суттєвих доповнень увійшло до резолюції зборів.

Але якщо підмет називає групу осіб, предметів, кожний із яких діє активно й самостійно, присудок переважно ставиться у формі множини:



Шість аспірантів склали іспит достроково.

і. Коли треба зазначити приблизну кількість осіб, істот, пред­метів, явищ, уживають слова багато, більшість, декілька, меншість, решта, частина й под., які узгоджуються з іменником у формі Р. відмінка множини, наприклад:

Багато теплих слів почули сьогодні наші ветерани. Частина контейнерів були в непридатному для транспор­тування стані. Більшість виборців віддали свої голоси за молодого канди-

дата.

5. Якщо до складу підмета входить питальний, заперечний
чи інший займенник без ознаки числа, то узгоджуваний із ним
присудок ставиться лише в однині, наприклад:

Ніхто з учасників конкурсу не встиг вчасно виконати по­ставлене завдання.

Дехто із присутніх почав голосно вимагати додаткової перерви.

6. Якщо підмет, виражений займенником ви (так звана по-
шанна множина), позначає однину (у формі звертання, Кл. від-
мінка), то узгодження з присудком здійснюється за ознакою чис-
ла, наприклад:

Ви уклали річний кошторис? Сьогодні ви внесли доречну пропозицію.

Але коли в реченні наявний складений іменний присудок із прикметниковою іменною частиною, він може вживатися як у формі множини, так й у формі однини:



Ви призначені (призначений) на цю посаду.

Офіційно-ділові стосунки вимагають уживання присудка лише в множині:



На мій подив, ви не до кінця зрозуміли переваги даного ва-

рганту.

Не є нормативним в ОДС форма вони та присудок у множиш, коли йдеться про третю особу, тим паче в її присутності, наприклад:



неправильно

правильно



Знайомтесь. Це наш Знайомтеся. Це наш кращий кращий програміст. програміст Гліб Якович.

Вони допоможуть вирішити...

Він допоможе вирішити... або ...програміст Гліб Якович. Гліб Якович допоможе вирішити...

Типові порушення як писемної, так і усної синтаксичної нор­ми в побудові словосполучень є результатом низького мовно-культурного рівня, недостатнього знання української мови або впливу іншої мови тощо:

згідно з... Счим), але відповідно до... Счого) ім'я Леся, але звуть Лесею

командувач (чого)

я маю, а не у мене є

наслідувати (кого-що)

постачати (кому що)

оснований на... Счому), а заснований (ким)

радіти (радий) (з чого)

повідомляти (кого)

запобігати ласки Су кого)

зраджувати (кого)

дивуватися (з кого-чого)

глузувати (з кого)

знущатися (з кого)

навчатися (чого)

опанувати (що)

спонукувати (на що)

стосуватися (до кого)

ужити заходів, а не заходи

Більш детально про ці й інші складні випадки керування узгодження, уживання прийменниково-безприйменникових кон струкцій ідеться у відповідних розділах та в додатках 1 і 3.



Розділ VII Завдання та вправи
1   ...   27   28   29   30   31   32   33   34   ...   43


База даних захищена авторським правом ©refs.in.ua 2016
звернутися до адміністрації

    Головна сторінка