М. Зубков Сучасна українська



Сторінка6/43
Дата конвертації19.02.2016
Розмір8.13 Mb.
1   2   3   4   5   6   7   8   9   ...   43

У міжнародній практиці листування та в документах, що містять відомості фінансового характеру, дату зазначають сло­весно-цифровим способом, тобто назва місяця пишеться літера­ми, а цифри року — повністю зі скороченою позначкою слова «рік» (р.) із крапкою, наприклад: 4 травня 1999 р. або 24 лютого 2005 р.

Дати на певну тривалість події, заходу, роботи тощо зазна­чають у такий спосіб:



10—15.07.99 (у межах одного місяця); з 16.09 до 09.10.99 (протягом двох місяців, у межах одного року);

на 07.12.99 — 07.04.2000 (протягом п'яти місяців, у ме­жах двох років).

Роки, що не збігаються з календарними, слід подавати за таким шаблоном: 1999/02 бюджетний рік; 2002/03 навчальний рік.

Позначення десятиріч і сторіч слід подавати за таким шаб­лоном: у 60-ті роки XX ст.; у ХІ-ХУ сторіччях.

Для акта, протоколу датою є час здійснювання зафіксованих у них фактів або вчинків. Для звіту, інструкції, плану датою є день їх затвердження, датою наказу, листа — день написання. Розпорядчі документи набувають чинності в день одержання (ознайомлення) адресатом, якщо в документі не обумовлено інший термін.



Місце дати залежить від призначення та форми документа

Увага! Коли визначається час за роком, слід корис­туватися Р. відмінком іменника, а не прийменником у (в).

Наприклад: народився 1979 р. (року)...; 1999 р. (року) закінчив вступив ... була зарахована.


Індекс

Індекс документа є необхідним реквізитом, що дозволяє за­безпечити оперативний довідково-інформаційний пошук та об­робку документа, його збереження й контроль виконання. Три пари арабських цифр індексу № 07-14/89 для вхідного доку­мента означають:

07 — шифр структурного підрозділу автора документа;

14 — номер справи, де зберігається копія вихідного доку­мента (за номенклатурою для підрозділу);

89 — порядковий реєстраційний номер документа за жур­налом обліку вхідних документів та канцелярії.

Індекс документа розташовують у верхній частині сторінки ліворуч.

Літери ВК, що стоять через дефіс після номера наказу, озна­чають — відділ кадрів.

Заголовок до тексту

Цей реквізит відображає головну ідею документа; має бути лаконічним, точним, але якнайповніше розкривати зміст тексту. Розміщують заголовок під назвою документа (посередині або зліва). Найчастіше він починається з прийменника «про...» (ма­лими літерами).


Адресат

Кожний елемент цього реквізиту подають із нового рядка, бажано без перенесення. Якщо документ адресовано службовій особі (керівникові), то назва установи є складовою назви поса­ди адресата.

у Н. відмінку Міністерство у справах захисту населення від наслідків аварії на Чорнобильській АЕС Відділ розселення потерпілих

у Д. відмінку п. Корнієнку В. К.

У документах (циркулярних листах), адресованих декіль­ком однорідним організаціям чи службовим особам, які обійма­ють однакові посади, можна написати узагальнене значення.

у Д. відмінку мн. Інспекторам у справах неповнолітніх


у Р. відмінку Тернопільської обл.

Якщо до складу реквізиту «адресат» входить і поштова ад­реса, то вона зазначається в документі після назви організації, структурного підрозділу й прізвища службової особи (для офіційної зовнішньої кореспонденції).

у Д. відмінку Директорові

у Р. відмінку Харківської СШ №14

у Д. відмінку п. Зеленцеві Ярославу Юрійовичу

у Н. відмінку вуЛі Космічна, 194



61049, Харків-491

Але поштову адресу не зазначають у документі, якщо він (лист) адресований до урядових установ, органів державної влади.


Тут і далі у прикладах прізвища, адреси та ін. відомості наведено довільно.

у Н. відмінку Вищий арбітражний суд



Відділ листів
у Д. відмінку п. Зленку Я. О.

Адресу відправника (адресанта) зазначають у лівому верх-яьому куті конверта:

1) Тимошенко Вадим Олегович у Н. відмінку
вул. Грінченка, 14-а у Р. відмінку
Донецької області

м. Макіївка-19 у Н. відмінку

86019

Адресу одержувача (адресата) — у правому нижньому куті конверта:

2) у Д. відмінку Козлову Василеві Назаровичу
у Н. відмінку с. Санюкі

Єльський район Мазирська область Білорусь

Обидва варіанти 1) і 2) — рівнозначно нормативні.


Ґриф затвердження

Документ може затверджуватися відповідними органами або посадовими особами, компетенцією яких є розв'язання питань, що викладені в документі після його підписання й потребують затвердження або ж шляхом видання відповідного розпорядчо­го документа.

Якщо затвердження документа відбувається посадовою осо­бою, ґриф затвердження складається зі слова ЗАТВЕРДЖУЮ (без лапок), повного найменування посади, особистого підпису з розшифруванням та дати затвердження, наприклад:

ЗАТВЕРДЖУЮ Директор фабрики (підпис) В. Б. Корольов 26.04.2003

Якщо документ затверджується спеціально для цього вида­ним документом, то ґриф повинен містити повну назву, номер і дату останнього, наприклад:



ЗАТВЕРДЖЕНО Наказ директора Харківського тракторного заводу № 41-в від 03.09.2003

Як у першому, так і у другому випадках гриф затверджен­ня розміщують у верхній правій частині документа. Цей рекві­зит санкціонує поширення сфери дії засвідченого документа на обумовлене коло структурних підрозділів або службових осіб.

Документ, що підлягає затвердженню, набуває юридичної сили тільки з моменту його затвердження.
Резолюція

У резолюції фіксується вказівка керівника щодо виконання документа. Резолюція пишеться від руки і проставляється у верхньому правому куті під текстом документа. Якщо документ містить більше однієї резолюції, то друга й на­ступні проставляються на будь-якому вільному місці лицьо­вого боку документа. Якщо вільного місця немає, то резолюція може бути оформлена на додатковому аркуші формату Аб, наприклад:



Начальникові рекламного відділу Коваленку 3. Б.

Підготувати проект контракту до 29.01.2003 (підпис керівника) 07.01.2003

Виконавців може бути декілька. У цьому випадку відпові­дальним за виконання документа є особа, прізвище якої зазначено в резолюції першою.

Загальні вказівки формулюються так: До виконання; До друку; До відома та под.
Віза

Віза — реквізит, близький за змістом і призначенням до гри­фа узгодження, підвищує якість внутрішнього документа шля­хом компетентної оцінки, редакції, оформлення відповідними службовими особами.

Віза може складатися з:

а) назви посади службової особи;



б) підпису та його розшифрування;

в) однозначного лаконічного рішення (позитивного, негатив-


ного);

г) дати візування, наприклад:



Керівник проекту (підпис) В. Д. Орєхов Зауважень немає. 19.10.2003

або


Не заперечую.

Голов. інженер (підпис) Б. В. Горбань 20.10.2003

Якщо зауваження, доповнення особи, яка візувала документ, має розгорнутий характер, воно викладається на окремому ар­куші паперу, наприклад:



Інспектор з економічної та радіаційної безпеки (підпис) А. О. Пугач Зауваження додаються. , 28.10.2003

У внутрішніх документах віза ставиться лише на першому примірнику, а в зовнішніх візується тільки екземпляр, що зали­шається в організації.


Підпис

Підпис — обов'язковий реквізит більшості документів, який засвідчує законність документа та відповідальність особи за його зміст і наслідки дії. Складниками підпису можуть бути: найме­нування посади, організації, ініціали та прізвище особи, яка підпи­сала документ.

У бланкових документах назва установи не зазначається, на­зву посади дозволено скорочувати. У наказах, розпорядженнях, деяких видах листів тощо право підпису належить лише керів­никові організації. У випадках його відсутності або за відсутно­сті особи, підпис якої зазначено на проекті документа, пра­во підпису належить особі, яка виконує її обов'язки. При цьому обов'язково зазначається посада, ініціали та прізвище особи, яка підписала документ та її тимчасовий статус (в. о., зам.). У цих випадках не припускається підписання документа з приймен­ником за, чи з похилою рискою перед найменуванням посади.

Директор коледжу, проф. Пономарьова Ю. І.

В. о. директора, доц. (підпис) В, Д. Без1 язичний

Підписи кількох службових осіб розташовують одна під одною в послідовності ієрархії посад:



Ректор академії (підпис) С. О. Горобець

Голов. бухгалтер (підпис) В. Б. Ванштейн

Голова профкому (підпис) Л. А. Кудрич

Підписи осіб, які обіймають рівнозначні посади, розташову­ють на одному рівні:



Проректор з адміністративно- Проректор із навчально-
господарських питань
виховної роботи
(підпис) Я. В. Бездітно (підпис) С. Т. Лєсникова

В актах, висновках та подібних документах, укладених гру­пою або комісією, позначають не посади осіб, які підписували документ, а розподіл їх обов'язків у конкретній комісії. Після підпису голови — за абеткою підписи членів комісії, групи чи свідків:



Голова комісії (підпис) Б. О. Єрьомін

Члени комісії: (підпис) 3. Я. Всеволозький

(підпис) Л. 3. Луб'янова

(підпис) А. І. Сосєдський

У витягах із наказу чи протоколу прізвище та ініціали ке­рівника або голови, а іноді й секретаря зборів, позначають без їхнього підпису:



Оригінал підписали:
Голова
Дроб'язкін В. Ю.

Секретар Ізмаїлова П. С.

З оригіналом згідно:
секретар-референт
(підпис) О. П. Ілляшкевич

| Л Увага! Розшифрування підпису (ініціали та прізви­ще) в дужки не береться.



Терміни та їх місце в діловому мовленні

Наукові поняття визначаються спеціальними словами — тер­пінами1, які складають основу наукової мови. Термін — це слово або усталене словосполучення, що чітко й однозначно позначає наукове чи спеціальне поняття. Термін не називає поняття, як звичайне слово, а, навпаки, поняття приписується терміну, додається ж> нього. У цій різниці вбачається відома конвенційність терміна, ка полягає в тому, що вчені чи фахівці тієї або іншої галузі являються, що розуміти, яке поняття вкладати в той або інший цн. Отже, конкретний зміст поняття, визначеного терміном, буде ■умілим лише завдяки його дефініції — лаконічному логіч­ну визначенню, яке зазначає суттєві ознаки предмета або зна­чення поняття, тобто його зміст і межі.

Усі терміни мають низку характерних ознак, до яких належать:

а) системність терміна (зв'язок з іншими термінами даної


предметної сфери);

б) наявність дефініції (визначення) в більшості термінів;

в) моносемічність (однозначність) терміна в межах однієї
предметної галузі, однієї наукової дисципліни або сфери
професійної діяльності;

г) стилістична нейтральність;

д) відсутність експресії, образності, суб'єктивно-оцінних
відтінків.

Терміни поділяються на загальновживані (авангард, ідея, гіпо­теза, формула) та вузькоспеціальні, уживані в певній галузі нау­ки (знаменник, дільник, чисельник).

На відміну від загальнолітературної, мова професійного спіл­кування вимагає однозначності тлумачення основних ключових понять, зафіксованих у термінах. Для будь-якої сфери діяль-вості це дуже важливо, оскільки неточне вживання того чи іншого слова може мати небажані наслідки. Цього можна лег­ко уникнути, якщо вживати терміни лише в тій формі та зна­ченні, які зафіксовані в словниках останніх видань.

У множині термінів кожної галузі вирізняють дві складові частини: термінологію і терміносистему. Термінологія — це така гпдмножина термінів, яка відображає поняття, що утворилися і функціонують у кожній галузі стихійно. На відміну від термі­нології, терміносистема — це опрацьована фахівцями певної



Термін (від латин іегтіпиз — кордон, межа, кінець)

галузі та лінгвістами підмножина термінів, яка адекватно й од­нозначно відображає систему понять цієї галузі [34, с. 224].

Від термінів слід відрізняти номенклатурні назви — своє­рідні етикетки предметів, явищ, понять. Якщо в основі терміна лежить загальне поняття, то в основі номенклатурної назви — одиничне.

До номенклатури входять серійні марки машин, приладів, верстатів, найменування підприємств, установ, організацій, гео­графічні назви та назви рослин, звірів і под.



Професійна лексика

Професіоналізм» — слова й мовленнєві звороти, характерні для мови людей певних професій. Оскільки професіоналізми вживають на позначення спеціальних понять лише у сфері тієї чи іншої професії, ремесла, промислу, вони не завжди відповіда­ють нормам літературної мови. Професіоналізми виступають як неофіційні (а отже, експресивно забарвлені) синоніми до термінів. З-поміж професіоналізмів можна вирізнити науково-технічні, професійно-виробничі, просторічно-жаргонні. Вони доволі різно­манітні щодо семантичних характеристик.

На відміну від термінів, професіоналізми не мають чіткого наукового визначення й не становлять цілісної системи. Якщо терміни — це, як правило, абстрактні поняття, то професіона­лізми — конкретні, тому що детально диференціюють ті пред­мети, дії, якості, що безпосередньо пов'язані зі сферою діяльності відповідної професії, наприклад:

1. Слова та словосполучення, притаманні мові моряків:
кок — кухар; камбуз — кухня; кубрик — кімната
відпочинку екіпажу; бак — носова частина корабля;
чалитися — приставати до берега; ходити в море —
плавати; компас, Мурманськ, рапорт
тощо.


  1. Професіоналізми працівників банківсько-фінансової, тор­говельної та подібних сфер: зняти касу, підбити, прикинути баланс.

  2. Назви фігур вищого пілотажу в льотчиків: штопор, боч­ка, петля, піке та ін.

  3. Професіоналізми користувачів ПК:

мама — материнська плата; клава — клавіатура; ски­нути інформацію — переписати; вінт — вінчестер (жорсткий диск накопичення інформації).

5. Професіоналізми музикантів:

фанера — фонограма; ремікс — стара мелодія з новою обробкою; розкрутити (пісню, ім'я) — розрекламувати.

Здебільшого професіоналізми застосовуються в усному не­офіційному мовленні людей певного фаху. Виконуючи важли-ау номінативно-комунікативну функцію, вони точно називають леталь виробу, ланку технологічного процесу чи певне поняття і у такий спосіб сприяють кращому взаєморозумінню. У писем­ній мові професіоналізми вживаються у виданнях, призначе­них для фахівців (буклетах, інструкціях, порадах).

Професіоналізми використовують також літератори з ме­тою створення професійного колориту, відтворення життєдіяль-яості певного професійного середовища у своїх творах.

В ОДС професіоналізми використовують із певними засте­реженнями.

Канцеляризми — слова й мовленнєві звороти, що позбавляють «образності, емоційності та індивідуальності стилю, надають йому нейтрального, офіційного та шаблонного значення, наприклад:

восени й узимку — в осінньо-зимовий період хвилюватися — переживати стан занепокоєння зголодніти — відчувати потребу в харчуванні.
Використання неологізмів та запозичень

Неологізми — слова, що позначають нові поняття і предме­ти, поділяють на дві групи: неологізми, які стали термінами, та неологізми-професіоналізми, або слова професійного жарґону. Використання нових слів у тексті документа повинно ґрунтува­тися на оцінці того, чи є це слово терміном, чи називає поняття, яке має усталене позначення в мові.

Неологізми першої групи доцільно використовувати в діло­вій мові. Це слова типу автосалон, прес-секретар (речник), теле­факс, супутникова інформація, фінанси, прогрес, політика, демо­кратія, бюджет, баланс, авізо, бандероль, бланк, шифр, номер, серія, комп'ютер, робот та ін.

Неологізми другої групи не варто вживати в офіційній діловій нові, якшо в ^крзднськ.і.% нові е їхні тлряні відтловіда\жи. усталеного традиційного значення.



авторитет повага, пошана, вага

анархія безладдя

З Зубков М. 65


звертання

підстава, мотив, обґрунтування, доказ

набір

рівновага

обмін

справа, діяльність обговорення

вада, недолік, хиба, ґандж (-у),

упущення, пошкодження, брак переважати дослід, спроба виключний особливість виборці

тотожний, рівнозначний, однаковий відшкодування, оплата, покриття угода

погоджувати

стислий, короткий, небагатослівний

обмежувати

запобіжний

перевага, виключне право

першість, переважне право

продовження (подовження)

відтворювати

ознака, риса, прояв, знак

доброчинець, попечитель, меценат

апеляція аргумент асортимент баланс бартер бізнес дебати дефект

домінувати експеримент ексклюзивний екстраординарність електорат ідентичний компенсація конвенція координувати лаконічний лімітувати превентивний прерогатива пріоритет пролонгація репродукувати симптом спонсор

Декілька порад щодо вживання неологізмів, іншомовних слів у діловій мові та в науковому стилі:

а) не слід використовувати іншомовні слова, якщо в укра-
їнській мові є їхні прямі відповідники;

б) треба використовувати іншомовні слова лише в тому зна-


ченні, у якому вони зафіксовані в сучасних словниках,
а якщо є синоніми — добирати потрібні найточніші
відповідники, виходячи з контексту;

в) не можна використовувати в одному документі (тексті)


іншомовне слово та його український відповідник.

Перевага надається державній мові, що значною мірою полег­шить ведення діловодства й допоможе уникнути небажаних двозначностей і помилок.


Розділ II

Документування в управлінській діяльності
Організаційні документи
Посадова інструкція — правовий акт, що видається устано­вою, закладом з метою регламентації організаційно-правового ста­ну працівника, його обов'язків, прав, відповідальності та забез­печення оптимальних умов для його ефективної праці.

Посадові інструкції розробляються на кожну посаду, яка пе­редбачена штатним розкладом.

Текст посадової інструкції містить такі розділи:


  1. Загальне положення.

  2. Посадові обов'язки.

  3. Права.

  4. Відповідальність.

  5. Взаємини.

Розділ «Загальне положення» містить: найменування поса­ди з позначенням структурного підрозділу; кому безпосеред­ньо підлеглий працівник; порядок призначення на посаду та звільнення з посади; перелік нормативних, медичних та інших документів, якими керується працівник на конкретній посаді; кваліфікаційні вимоги (рівень освіти, стаж роботи); вимоги, що висувають робітникові стосовно спеціальних знань.

Розділ «Посадові обов'язки» встановлює конкретний зміст діяльності працівника, перелічує види робіт, які виконує праців­ник даної посади та характер його дій («керує», «готує», «за­тверджує», «розглядає», «виконує», «забезпечує», «відповідає» тощо).

Розділ «Права» закріплює повноваження працівника, які за­безпечують виконання покладених на нього обов'язків: право приймати певні рішення, давати вказівки з конкретних питань, самостійно підписувати (візувати) документи в межах нада­ної йому компетенції, право звертатися із пропозиціями до керів­ника; репрезентувати від імені підрозділу чи закладу в інших організаціях, та межі цього представництва; право брати участь у нарадах, де розглядаються питання, що стосуються його ком­петенції; право робити запити щодо необхідної для роботи


67

інформації (статистичної, економічної та ін.), а також право вимагати виконання певних дій від інших працівників.

Розділ «Відповідальність» визначає критерії оцінювання роботи та міру персональної відповідальності працівника. Крите­ріями оцінки є об'єктивні показники, що характеризують якість і своєчасність виконаної роботи. Відповідальність робітника визначається згідно з чинним законодавством і може бути дис­циплінарною або адміністративною.

Розділ «Взаємини» окреслює: від кого, у який термін і яку інформацію, отримує працівник; кому, яку й у який термін її надає; із ким узгоджує проекти документів, які готує; із ким спільно здійснює їх підготовку та інші питання його інформа­ційних взаємозв'язків з іншими підрозділами, особами, органі­заціями, установами.

Обов'язковими реквізитами посадової інструкції є:



  1. Підпорядкування міністерству (для державних).

  2. Повна назва організації.

  3. Найменування структурного підрозділу.

і. Назва документа, число, дата та місце укладання.

  1. Заголовок до тексту.

  2. Підпис керівника структурного підрозділу, розшифрування підпису.

  3. Затвердження (підписується керівником або його заміс­ником — куратором даного підрозділу, якщо йому нада­но це право).

  4. Віза (накладається керівниками залежних підрозділів та юридичною службою, а також іншими посадовими осо­бами, від дій яких може залежати її виконання).

  5. Дата затвердження.

Час дії посадової інструкції починається від дати її затверд­ження.

Інструкція — правовий акт, що містить правила, які регулю­ють організаційні, науково-технічні, технологічні, фінансові та інші спеціальні сторони структурних підрозділів, служб, філій, посадових осіб.

Текст інструкції складається з розділів, які мають заголов­ки, що поділяються на пункти та підпункти, пронумеровані арабськими цифрами. Текст інструкції повинен починатися з роз­ділу «Загальні положення», де викладено мету та причини ви­дання документа, сфери (межі) розповсюдження (дії), підстави й розробки та інші відомості загального характеру. У тексті

■струкції використовують слова «повинен»-, «належить», «не­обхідно», «не припускається», «забороняється» та под.

Інструкція оформляється на загальному бланку організації. Заголовок до інструкції містить визначення об'єкта чи коло питань, на які розповсюджуються її вимоги, наприклад: «Інструк­ція про ведення бухгалтерського обліку в установі».

Інструкція підписується, затверджується та візується анало­гічно до посадової інструкції.

Документи інструктивного характеру «Правила» та «Поло­ження» близькі до попередніх за змістом, призначенням та оформ­ленням.

1   2   3   4   5   6   7   8   9   ...   43


База даних захищена авторським правом ©refs.in.ua 2016
звернутися до адміністрації

    Головна сторінка