Навчальний посібник Редакційно-видавничий відділ Луцького національного технічного університету Луцьк 2015



Сторінка7/18
Дата конвертації19.02.2016
Розмір4.06 Mb.
1   2   3   4   5   6   7   8   9   10   ...   18
Тема 7

Ділові папери як засіб писемної професійної комунікації

План

1. Класифікація документів.

2. Національний стандарт України.

3. Вимоги до змісту та розташування реквізитів.

4. Вимоги до бланків документів.

5. Оформлюванняння сторінки.

6. Вимоги до тексту документа.

Рекомендована література

1. Глущик С. В., Дияк О. В., Шевчук С. В. Сучасні ділові папери : Навчальний посібник / Вип. 6-те. доп. і переробл.- К.: Арій, 2009.-С. 1-73.

2. ДСТУ 2732-2004 Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять,- Чинний з 28.05.2004.- К.: Держспожив- стандарт України, 2005.-31 с.

3. ДСТУ 4163-2003 Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів. - К.: Держспоживстан- дарт України, 2003.-22 с.

4. ДСТУ 3844-99 Державна уніфікована система документації. Формуляр - зразок. Вимоги до побудови, - К.: Держспожив- стандарт України, 2000.-9 с.

5. Зубков М. Сучасно українська ділова мова. - 2-ге видання, до- пов,- X.: Торсінг, 2002,- С. 9-66.

6. Культура фахового мовлення : Навчальний посібник / За ред. Н.Д. Бабич.-Чернівці: Книги-XXI, 2006,-С. 128-145.

7. Мацюк 3., Станкевич Н. Українська мова професійного спіл­кування : Навчальний посібник 2-ге видання - К.: Каравела, 2008,-С. 229-275.

8. Пелеха Ю. Управлінське документування : Навчальний посіб­ник: У 2 ч.- Ч. 1: Ведення загальної документації. - К.: Вид-во Свроп. ун-ту, 2001,-С. 33^5, 49-84.

9. Універсальний довідник-практикум з ділових паперів / С. П. Би- бик, I.JI. Михно, JI.O. Пустовіт, Г.М. Сюта.-К.: Довіра; УНВЦ «Рідна мова», 1999,- С. 5-11.

10. Шевчук С.В., Кабиш О.О. Практикум з українського ділового мовлення : Навчальний посібник,- К.: Арій, 2008.- С. 4-12.

11. Шевчук С.В. Українське ділове мовлення : Підручник, - Вид. 4-те, доп. і переробл,-К.: Арій, 2009,- С. 5-56.

1. Класифікація документів

Документ - основний вид ділового мовлення, що містить інформа­цію, «зафіксовану на матеріальному носії, основною функцією якого є зберігати та передавати її в часі та просторі».

Документ - це матеріальний об'єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у заведеному порядку й має відповід­но до законодавства юридичну силу. Юридична сила документа - це «властивість службового документа, надана чинним законодавством, яка є підставою для вирішення правових питань, здійснювати правове регулювання й управлінські функції»58

Документи виконують офіційну, ділову й оперативну функції, оскіль­ки вони - писемний доказ, джерело відомостей довідкового характеру.

Відтворюють документи на папері, фотоплівці, магнітній та пер­фострічці, дискеті, перфокарті.

У практичній діяльності установ, організацій і підприємств най­поширеніший текстовий документ, «зміст якого - мовна інформація, зафіксована будь-яким типом письма або певною системою звукоза- писування».

Отже, вирізняють письмові та рукописні документи.



Письмовий документ - текстовий документ, мовна інформація якого зафіксована будь-яким видом письма.

Рукописний документ - це письмовий документ, створений спосо­бом нанесення знаків письма власноручно.

Види документів визначають за такими ознаками:



  • найменуванням (назвою) - заяви, листи, телеграми, довідки, службові записки, інструкції, протоколи та ін.;

  • походженням - службові (офіційні) й особисті.

Службові документи створюються організаціями, підприємства­ми та службовими (посадовими) особами, які їх представляють. Під посадовою особою розуміють особу, яка здійснює функцію представ­ника влади чи обіймає посаду, пов'язану з виконанням організаційно- розпорядчим або адміністративно-господарських обов'язків.

Службові документи формуються в установленому порядку.



Особисті документи створюють окремі особи поза сферою їх служ­бової діяльності або виконанням службових обов'язків. До особистих також належать і ті документи, які містяться в приватному зібранні особи;

  • місцем виникнення - внутрішні та зовнішні:

Внутрішні документи мають чинність лише всередині тієї органі­зації, установи чи підприємства, де їх складено.

Зовнішні є результатом спілкування установи з іншими установами чи організаціями;

  • призначенням - організаційні, розпорядчі, довідково- інформаційні, обліково-фінансові, господарсько-договірні, щодо особового складу;

  • напрямком - вхідні й вихідні.

Вхідний - це службовий документ, що надійшов до установи, ви­хідний - це службовий документ, який надсилають іншій юридичній чи фізичній особі.

  • формою - стандартні (типові) й індивідуальні (нестандартні).

Стандартні - це документи, які мають однакову форму та запо­внюються в певній послідовності й за суворо визначеними правилами (типові листи, типові інструкції, типові положення).

Індивідуальні документи створюються в кожному конкретному ви­падку для розв'язання окремих ситуацій, їх друкують або пишуть від руки (протоколи, накази, заяви);

  • строками виконання - звичайні безстрокові, термінові й дуже термінові.

Звичайні безстрокові - це такі, які виконуються в порядку загальної черги.

Термінові - зі встановленим строком виконання. До них належать також документи, які є терміновими за способом відправлення (теле­грама, телефонограма). Якщо службовий документ потребує негайного виконання, передання тексту документа може здійснюватися також телефоном, телеграфом чи телефаксом.

Дуже термінові - документи з позначенням «дуже терміново»;

  • ступенем гласності - загальні, таємні, для службового корис­тування (ДСК).

Таємні документи мають угорі праворуч позначення «Таємно». Роз­голошення змісту такого документа призводить до кримінальної відпо­відальності. Конфіденційним документам надається гриф обмеженого доступу «Для службового користування», що проставляється в правому верхньому кутку першої сторінки на відстані 104 мм від межі лівого берега.

Регламентує роботу з такими документами Інструкція про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є властивістю держави, затверджена Кабінетом Міністрів України від 27 листопада 1998 року № 1893. На основі цієї Інструкції міністер­ства, інші центральні й місцеві органи виконавчої влади розробляють перелік конфіденційних документів;



  • стадіями створення - оригінали, копії, витяг і дублікат.

Оригінал - це основний вид документа, перший і єдиний його при­мірник. Він має підпис керівника установи й, у разі потреби, завірений штампом і печаткою. Оригінал першим набуває юридичної сили.

Копія - це точне знакове відтворення змісту оригіналу чи іншого документа. На копії документа обов'язково робиться помітка «Копія» вгорі праворуч. Листуючись із підприємствами, організаціями й устано­вами, у справах завжди залишають потрібні для довідок копії. Такі копії звуться відпуском. Оригінал і копія мають однакову юридичну силу.

Витяг - копія офіційного документа, що відтворює деяку частину і відповідно засвідчена.

Дублікат - повторний примірник офіційного документа, що має юридичну чинність оригіналу;

  • складністю - прості (односкладові) й складні. Прості - містять інформацію з одного питання, складні - щодо двох і більше питань;

  • строками зберігання - постійного, тривалого (понад 10 років) і тимчасового (до 10 років) зберігання;

  • технікою відтворення - рукописні й відтворені механічним чи електронним способом;

  • носієм інформації - оформлені на папері, диску, фотоплівці, магнітній стрічці, перфострічці.

Сукупність процесів, що забезпечують документування управлін­ської інформації та організування роботи зі службовими документами, називається діловодством.

Сукупність взаємопов'язаних службових документів, застосову­ваних у певній сфері діяльності чи галузі, називається системою до­кументації.

Документування управлінської діяльності полягає у фіксації за вста­новленими правилами на паперових або магнітних носіях управлінських дій, тобто у створенні документів.

Підставою для створення документів на підприємствах, в установах є необхідність засвідчення наявності та змісту управлінських дій, передавання, зберігання і використання інформації протягом певного часу або постійно.



Документообіг - рух документів в установі, організації від часу їх створення чи одержання до закінчення виконання або надсилання. Сумарна кількість документів, що надійшли в організацію, установу і створені ними за певний період, становить обсяг документообігу.

Наукова дисципліна, що вивчає закономірності створення докумен­тів, розробляє методи оформлювання документів, принципи документоо­бігу й побудови систем документації, називається документознавством.

2. Національний стандарт україни

Національний стандарт України «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої доку­ментації. Вимоги до оформлювання документів» ДСТУ 4163 -2003 по­ширюється на організаційно-розпорядчі документи - постанови, роз­порядження, накази, положення, рішення, протоколи, акти, листи тощо, створювані в результаті діяльності:

• органів державної влади України, органів місцевого самовря­дування;

• підприємств, установ, організації та їх об'єднань усіх форм власності.59

Цей стандарт установлює: склад реквізитів документів; вимоги до змісту і розташування їх; вимоги до банків та оформлювання документів; вимоги до документів, що їх виготовляють за допомоги друкувальних засобів. Вимоги його щодо оформлювання реквізитів можуть бути поширені на всі класі уніфікованих систем документації. Цей стандарт не поширюється на процеси створення та обігу електронних організаційно-розпорядчих документів.

Кожний документ складається з окремих елементів, які називаються реквізитами.



Реквізит службового документа - це інформація, зафіксована в службовому документі для його ідентифікації, організації обігу і/або надання йому юридичної сили.

Сукупність реквізитів, розташованих у певній послідовності на бланку, називається формуляром.



Формуляр-зразок - це модель побудови формуляра службового документа, що встановлює сферу його застосування, формат, розміри берегів, вимоги до побудови конструкційної сітки та реквізити.

Державний стандарт України визначає такий склад реквізитів до­кументів:

1- зображення Державного герба України, герба Автономної

Республіки Крим.

2- зображення емблеми організації або товарного знака (знака

обслуговування).

3- зображення державних нагород.

4- код організації.

5- код форми документа.

6- назва організації вищого рівня.

7- назва організації.

8- назва структурного підрозділу організації.

9- довідкові дані про організацію.

10- назва виду документа.

11- дата документа.

12- реєстраційний індекс документа.

13- посилання на реєстраційний індекс та дату вхідного документа,

на якого дають відповідь.

14- місце складання або видання документа.

15- гриф обмеження доступу до документа.

16- адресат.

17- гриф затвердження документа.

18- резолюція.

19- заголовок до тексту документа.

20- відмітка про контроль.

21- текст документа.

22- відмітка про наявність додатка.

23- підпис.

24- гриф погодження документа.

25- візи документа.

26- відбиток печатки.

27- відмітка про засвідчення копій.

28- прізвище виконавця і номер його телефону.

29- відмітка про виконання документа і направлення його до справи.

30- відмітка про наявність документа в електронній формі.

31- відмітка про надходження документа до організації від адресата.

32- запис про державну реєстрацію.

Склад обов'язкових реквізитів у разі потреби може бути доповнений такими відомостями: розписка виконавця про одержання документа; хід виконання.

У різних типах документів склад реквізитів неоднаковий: він за­лежить від змісту, призначення і способу оброблення документа.


  • Кожному реквізиту відведене певне місце, що робить документи зручними для зорового сприйняття, спрощує їх опрацювання.



3. Вимоги до змісту та розташування реквізитів

Під час оформлювання документів треба дотримуватися головних правил їх складання, що передбачають правильне написання реквізитів, їх розміщення на бланку документа або чистому аркуші паперу. Додержання цих вимог надає документові юридичної чинності.




Реквізити

Розташовування та правила оформлювання

1

2

01 - Державний Герб України, Герб Автономної Республіки Крим

Державний герб України зображують відповідно до Постанови Верховної Ради України «Про Державний герб України», герб Автономної Республіки Крим - відповідно до нормативно-правових актів Автономної Республіки Крим. На бланках з кутовою розташованістю реквізитів розмішують на верхньому березі бланка над серединою рядків з назвою орга­нізації, на бланках з поздовжньою розташованістю реквізитів - у центрі верхнього берега. Розмір зобра­ження: висота - 17 мм, ширина - 12 мм.

02 - Емблема організації або товарного знака (знака обслуговування)

На лівому березі бланка на рівні назви організації. Емблему не відтворюють, якщо є зображення Державного герба України. Зображення емблеми реє­струють згідно з установленим порядком. На бланках недержавних організацій дозволено розташовувати зображення емблеми на верхньому березі документа, на бланках документів державних організацій - зобра­ження Державного герба. Не можна на бланку замі­нювати назву організації зображенням емблеми, навіть якщо назву повністю відтворено в емблемі.

03 - Зображення нагород

На лівому березі бланка на рівні реквізитів 07 і 08.

04 - Код організації

Після реквізиту «Довідкові дані про організацію» (09) відповідно до Єдиного державного реєстру підпри­ємств та організацій України (ЄДРПОУ).

05 - Код форми документа

Вище реквізиту назва виду документа (10) згідно зДК 010,- 98 «Державний класифікатор управлінської документації». Кодове позначення конкретного виду документа складається із семи цифрових знаків. Наприклад, код доповідної записки - 0204003, у якому - 02 - позначення класу, 04 - позначення підкласу в межах цього класу, 003 - реєстраційний номер уніфікованої форми документа (УФД).

06 - Назва організації вищого рівня.

Посередині сторінки над назвою організації - автора документа. Зазначають скорочено, якщо відсутнє офіційно зареєстроване скорочення - повністю.

07 - Назва організації - автора документа

Окремим рядком у центрі. Ця назва повинна відпо­відати назві, зазначеній в установчих документах організації. Скорочену назву організації зазначають тоді, коли її офіційно зафіксовано в Статуті. Подають її в дужках (чи без них) нижче повної назви.

08 - Назва філії, територіального від­ділення, структурного підрозділу

Розміщують нижче реквізиту 07. Зазначають тоді, коли структурний підрозділ є автором документа.


09-Довідкові дані про організацію: поштова адреса, номери телефонів, факсів, телексів, ра­хунків у банку, адреса електронної пошти

Нижче назви організації або структурного підрозділу відповідно до поштових правил: вул. Солом'янська, 24, м. Київ, 03110 Тел. 277-27-77. факс 277-36-55 E-mail: @ dkau.ldev.ua

На бланку може вказуватися номер розрахункового рахунка у відділенні банку:

розрахунковий рахунок № 12346893 в Укргазбанку м. Києва МФО № 421830


10 - Назва виду документа

Нижче реквізитів „Назва організації"' та „Назва струк­турного підрозділу": на кутовому бланку - без відступу межі лівого берега, а на повздовжньому - центровано. Назва має відповідати переліку форм документів згідно з ДК010 та назви інших документів, що відповідають організаційно-правовому статусові організації. У листах назву виду документа не зазначають.

4. Вимоги до бланків документів

Для документів з високим рівнем стандартизації друкарським або іншим способом виготовляють бланки, які містять трафаретний текст.



Бланк документа - це зуніфікована форма (службового) документа з надрукованою послідовною інформацією реквізитів і місцем, відве­деним для змінної інформації. Бланк виготовляють згідно з вимогами Національного стандарту України (ДСТУ 4163-2003), чинного від 01 вересня 2003 року.

Він установлює такі види бланків:



  • загальний бланк для створення різних видів документів (без зазначення у бланку назви документа), крім листів (Додаток 1);

  • бланк конкретного виду документа (зі зазначенням у бланку назви виду документа), крім листа (Додаток 2);

  • бланк листа (Додаток 3).

Послуговуючись загальним бланком організації, установи, роз­робляють бланки структурних підрозділів або бланки посадових осіб, якщо ця особа має право підпису документів.
Додаток 1

Зразок загального бланка з кутовим розташуванням реквізитів, виготовленного на папері формату А5







ДЕРЖАВНИЙ КОМІТЕТ АРХІВІВ УКРАЇНИ ЦЕНТРАЛЬНИЙ ДЕРЖАВНИЙ АРХІВ ВИЩИХ ОРГАНІВ ВЛАДИ ТА УПРАВЛІННЯ УКРАЇНИ (ЦДАВО України)

м. Київ


Додаток 2
Зразок бланка наказу з поздовжнім розташуванням реквізитів, виготовленного на папері формату А5

АКЦІОНЕРНО-КОМЕРЦІЙНИЙ БАНК «СТОЛИЧНІ КРЕДИТИ»

НАКАЗ

м. Київ

Додаток З

Зразок бланка наказу листа з поздовжнім розташуванням реквізитів, виготовленного на папері формату А5



ДЕРЖКОМАРХІВ УКРАЇНИ УКРАЇНСЬКИЙ НАУКОВО-ДОСЛІДНИЙ ІНСТИТУТ АРХІВНОЇ СПРАВИ ТА ДОКУМЕНТОЗНАВСТВА (УНДІАСД)

вул. Солом'янська, 24, Київ, 03110, тел/факс: (044) 277-53-82, тел. 277-13-74

E-mail undiasd@archives.qov.ua

№ На № від

[ ]


[ ] [ ]

Залежно від установчих документів організації загальний бланк містить такі реквізити:



  • зображення Державного герба України, герба Автономної Рес­публіки Крим - 01;

емблеми організації або товарного знака (знака обслуговуван­ня)-02;

  • зображення нагород - 03;

  • код організації за ЄДРПОУ - 04;

  • назва організації вищого рівня - 06;

  • назва організації - 07;

  • назва структурного підрозділу - 08;

  • місця складання або видання документа - 14.

Проте місце складання або видання документа може не вказуватися, якщо воно входить до складу назви організації. Наприклад: Національ­ний університет «Київський політехнічний інститут», Харківська міська державна адміністрація, Донецька державна авіакомпанія «Донбас-Східні авіалінії України» тощо.

Крім цього, загальний бланк може мати такі обмежувальні позна­чення для реквізитів:



  • код форми документа за ДКУД - 05; дата документа -11;

  • реєстраційний індекс документа - 12;

  • заголовок до тексту документа - 19;

  • відмітка про контроль - 20.

Зверніть, будь ласка, увагу, що у загальному бланку посадової осо­би на місці реквізиту «Назва структурного підрозділу» буде зазначена «Назва посади». Зазвичай, такі бланки виготовлюють для заступників ке­рівників органів державної влади та органів місцевого самоврядування.

Бланки конкретних видів документів (розпоряджень, наказів, протоколів, актів тощо) доцільно виготовляти, якщо на підприємстві, в установі чи організації впродовж року створюється понад 200 до­кументів цього виду.

У цьому разі склад реквізитів загального бланка доповнюють та­кими:



  • код форми документа за ДКУД - 05;

  • назва виду документа - 10.

Бланк листа може містити такі реквізити:

зображення Державного герба України, герба Автономної Рес­публіки Крим -01;



  • зображення емблеми організації або товарного знака (знака обслуговування) - 02;

зображення нагород - 03;

код організації за ЄДРПОУ - 04;

назва організації вищого рівня - 06;


  • назва організації - 07;

  • назва структурного підрозділу організації - 08;

  • довідкові дані про організацію - 09.

Крім того, на бланку листа фіксують обмежувальні позначення для таких реквізитів:

  • дата документа -11;

  • реєстраційний індекс документа - 12;

посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь - 13;

  • адресат - 16;

  • заголовок до тексту документа - 19;

  • відмітка про контроль - 20.

Зауважимо, що незалежно від виду бланка реквізит 01 «Зображення Державного герба України, герба Автономної республіка Крим» завжди розташовують над серединою реквізиту 06 «Назва організації вищого рівня» (а за його відсутності - реквізиту 07 «Назва організації»).

Реквізит «Назва організації вищого рівня», «Назва організації», «Назва структурного підрозділу», «Довідкові дані про організацію», та «Назва виду документа», а також обмежувальні позначення для реквізи­тів «Дата документа», «Реєстраційний індекс документа», «Посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь» у межах відповідних зон слід розміщувати одним із способів:



  • прапоровим, за якого кожний рядок реквізиту починається від межі лівого берега.

  • зцентрованіш, за якого початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від меж лівого і правого берегів.

Підприємства, установи та організації, які згідно із Законом України «Про мови в Українській РСР» мають право використовувати у діловод­стві поряд з українською мови національних меншин, можуть друкувати реквізити «Назва організації вищого рівня», «Назва організації», «Назва структурного підрозділу», «Довідкові дані про організацію» і «Назва виду документа» двома мовами - українською та мовою національних меншин, на одному рівні поздовжнього бланка. Підприємства, установи та органі­зації, які ведуть листування з постійними закордонними кореспондентами, також можуть виготовляти бланки двома мовами: ліворуч - українською, праворуч - іноземною. Проте, в межах України не рекомендовано засто­совувати бланки, в яких використано іноземну мову.

5. Оформлювання сторінки документа

Організаційно-розпорядчі документи оформлюють на папері форма­ту А4 (210 х 297 мм) та А5 (210 х 148 мм) (згідно з ГОСТ 9327). Можна використовувати папір формату АЗ (297 х 420 мм) - для оформлювання документів у вигляді таблиць та А6 (105 х 148 мм) - для резолюцій.

Документи повинні мати такі береги:

30 - лівий;

10 - правий;

20 - верхній та нижній.

Текст документів, оформлених на папері формату А4, треба друку­вати через 1,5 міжрядкового інтервалу, а формату А5 - через 1-1,5 між­рядкового інтервалу.

Реквізити документа (крім тексту), що складаються з кількох рядків, друкують через 1 міжрядковий інтервал. Складові частини реквізитів «Адресат», «Гриф затвердження», «Гриф погодження» відокремлюють одну від одної 1,5-2 міжрядковими інтервалами.

Наприклад:

ЗАТВЕРДЖУЮ

1,5

Голова Державного комітету

І

лісового господарства України

2

Підпис Ініціал (и), прізвище

1,5

Дата

За наявності кількох грифів затвердження і погодження їх розмі­щують вертикально на одному рівні: перший - від межі лівого берега, другий - через 104 мм.

Інші реквізити документа відокремлюють один від одного 1,5-3 між­рядковими інтервалами.

Назву виду документа друкують великими літерами.

Максимальна довжина рядка багаторядкових реквізитів (крім тек­сту) - 73 мм (28 друкованих знаків).

Оформлюючи документи, треба дотримуватися таких відступів від межі лівого берега документа:



  • 12,5 мм - для початку абзаців у тексті;

  • 92 мм - для реквізиту «Адресат» (16);

  • 104 мм - для реквізитів «Гриф затвердження» (17), «Гриф об­меження доступу до документа» (15);

  • 125 мм - для розшифрування підпису в реквізиті «Підпис» (23);

  • не відступають від межі лівого берега, оформлюючи реквізити «Дата документа» (11), «Заголовок до тексту документа» (19), «Текст» (21) (без абзаців); «Відмітка про наявність додатків» (22); «Прізвище виконавця і його номер телефону» (28), «Від­мітка про виконання документа і направлення його до справи» (29); назва посади у реквізиті «Підпис» (23) та «Гриф пого­дження» (24); засвідчувального напису «Згідно з оригіналом» (27); а також слів СЛУХАЛИ, ВИСТУПИЛИ, УХВАЛИЛИ, НАКАЗУЮ, ПРОПОНУЮ.

На бланку друкується тільки перша сторінка документа, а наступ­ні - на чистих аркушах паперу. Якщо текст документа займає більше однієї сторінки, то на другу сторінку не можна переносити один підпис, на ній має бути не менше двох рядків тексту.

Тексти документів постійного зберігання друкують з одного боку аркуша, документи зі строком зберігання до 5 років можна друкувати на лицьовому й зворотному боці аркуша.



Нумерація сторінок. У документах, оформлених на двох і більше аркушах паперу, нумерація сторінок починається з другої. Номери сторінок ставлять посередині верхнього берега аркуша арабськими цифрами без слова «сторінка» та розділових знаків.

Якщо текст друкується з обох боків аркуша, то непарні сторінки проставляють у правому верхньому (нижньому) кутку, а парні - у ліво­му верхньому (нижньому) кутку аркуша.

Якщо текст документа містить декілька рішень, висновків тощо, його треба переділити на розділи, підрозділи, пункти, які друкують з абзацу.

Рубрикація. Це членування тексту на складові частини, графічне відокремлення однієї частини від іншої, а також використання заголовків, нумерації та ін. Рубрикація є зовнішнім вираженням композиційної будови ділового папера. Ступінь складності рубрикації залежить від обсягу, тема­тики, призначення документа. Найпростіша рубрикація - поділ на абзаци.

Абзац - це відступ управо у початковому рядку, яким починається виклад нової думки у документі, а також фрагмент тексту між двома такими відступами. Середня довжина абзацу має бути 4-6 речень, хоча в текстах документів є абзаци, що складаються з одного речення. Слід пам'ятати: хоч би якою була його довжина, абзац - це внутрішньо за­мкнене значеннєве ціле, що виражає закінчену думку.

Абзацне членування тексту доповнює нумерація рубрик тексту, що вказує на взаємозалежність певних розділів, частин, пунктів та їх підпорядкування. Існує дві системи нумерації - комбінована (тради­ційна) й нова.



Комбінована (традиційна) грунтується на використанні різних типів знаків - слів, літер, арабських та римських цифр. Ця система викорис­тання різних позначень обов'язково має бути логічною, послідовною і будуватися за ознакою зростання.

Нова система базується на використанні лише арабських цифр, розміщених у певній послідовності. Застосовуючи цю систему, слід дотримуватися таких правил:

  • після номера частини, розділу, пункту, підпункту не ставиться крапка;

  • номер кожної складової частини включає номери вищих сту­пенів поділу:

  • розділи - 1; 2; 3; 4;

  • номер підрозділу складається з номера розділу й порядкового номера підрозділу, відокремлених крапкою - 1.2.; 1.З.;

  • номер пункту містить порядковий номер розділу, підрозділу й пункту, відокремлених крапкою - 1.1.1.; 1.2.2.;

  • номер підпункту складається з номера розділу, підрозділу, пунк­ту, підпункту, відокремлених крапкою - 1.1.1.1.; 1.2.2.2. і т.д. Застосування нової системи нумерації спрощує оброблення документів та дозволяє не вживати словесних найменувань і символів.


Комбінована (традиційна)

Нова

А. Б. В.

Розділ І

1

1. II. III.

Частина 1

1.1

1.2.3.

Частина 2

1.2

1); 2); 3);

пункт 1

1.2.1

а); б); в);

§1

1.2.2.1




§2

1.3







2







і Т.Д.

6. Вимоги до тексту документа

Організації, установи, агенції здійснюють діловодство, ведуть до­кументацію, листуються українською мовою. У містах, населених пунктах, де більшість населення становлять громадяни, які належать до національних меншин, тексти документів у внутрішньому діловод­стві можна складати мовою відповідної національної меншини, поряд із державною мовою. Документи, що надсилають закордонним адре­сатам, можна оформлювати українською або мовою країни-адресата чи однією з мов міжнародного спілкування.

Основою службового документа є текст - головний реквізит служ­бового документа, що відображає його зміст. Він має чітко й пере­конливо відбивати причину й мету його написання, розкривати суть конкретної справи.



Текст - це сукупність речень, об'єднаних у тематичну і структурну цілісність за правилами певної мовної системи.

Текст документа повинен містити певну аргументовану інфор­мацію, викладену стисло, грамотно, зрозуміло та об'єктивно, без повторень та вживання слів і зворотів, які не несуть змістового навантаження. Він оформлюється у вигляді суцільного складного тексту, анкети, таблиці або поєднання цих форм. Якщо частини тексту мають різні смислові аспекти, або текст документа містить декілька рішень, висновків тощо, його треба переділити на розділи, підрозділи, пункти, підпункти, які нумерують арабськими цифрами і друкують з абзацу.



Суцільний складний текст документа містить граматично і логічно узгоджену інформацію про управлінські дії та використовується під час складання правил, положень, листів, розпорядчих документів.

Форма анкети використовується під час викладення цифрової або словесної інформації про один об'єкт за певним обсягом ознак. Анкетними текстами послуговуються в організаційно-розпорядчих документах, документах з матеріально-технічного постачання і збуту.

Тексти у вигляді таблиці використовуються у звітно-статистичних, бухгалтерських, планових та інших документах.

Текст переділяється на взаємозумовлені логічні елементи: вступ, основну частину (доказ), закінчення.

У вступі зазначається причина написання документа; в основній частині викладається суть питання, наводяться докази, пояснення, міркування; у закінченні вказується мета, заради якої складено до­кумент.

Під час складання текстів документів слід дотримуватися таких правил:



• Текст викладати від третьої особи: Комісія ухвалила...; Інститут просить...; Ректорат клопочеться... Від першої особи пишуться заяви, автобіографії, доповідні й пояснювальні записки, накази.

  • Не вживати образних виразів, емоційно забарвлених слів і син­таксичних конструкцій.

  • Уживати стійкі (стандартизовані) сполучення типу: відповідно до, з огляду на, на підставі, згідно з, з метою, необхідний для, в порядку, залежно від. Повторювані в текстах мовні штампи треба видозмінювати, наприклад: відповідно до угоди - згідно з угодою - на виконання угоди, щодо органів виконавської влади - стосовно представників бізнесу.

  • Використовувати синтаксичні конструкції типу: Доводимо до Ва­шого відома, що...; Нагадуємо Вам, що...; Підтверджуємо з вдячністю...; У порядку надання матеріальної допомоги...; У по­рядку обміну досвідом...; На підставі вказівки ...; Відповідно до попередньої домовленості...; Відповідно до Вашого прохання...

  • Дієприслівникові звороти вживати на початку речення: Вра­ховуючи...; Беручи до уваги...; Розглянувши...; Вважаючи...; Користуючись нагодою...

Використовувати мовні засоби, що відповідають нормам літе­ратурної мови і зрозумілі для широкого кола читачів.

  • Послуговуватися в текстах питомою українською лексикою, уника­ючи слів іншомовного походження (синоніми-дублети): бігборд - стенд, екзит-пол - опитування на виході, пресинг - тиск, провай­дер - постачальник, тренінг - вишкіл, фан -уболівальник тощо.

  • Уживати прямий порядок слів у реченнях (підмет передує присудкові, означення стоїть перед означуваними словами, додатки - після опорного слова, вставні слова - на початку речення).

  • Називаючи виконавця дії, потрібно вживати двоскладне ре­чення: Верховна Рада ухвалила законопроект; Ви не висловили пропозицій. Форми на -но, - то виражають результативну дію без зазначення її виконавця.


Правильно

Неправильно

Ректор університету підписав наказ про зарахування.

Наказ про зарахування підписано ректором університету.

Вправу виконано.

Вправу виконано учнями.

Законопроект прийнято (ухвалено)

Законопроект прийнято (ухвалено) Верховною Радою.

Отже, помилковим є вживання у контекстах на -но, - то іменників чи займенників в орудному відмінку, що вказують на виконавця дії.



  • Уживати інфінітивні конструкції: створити комісію; відкли­кати працівників, підготувати обґрунтування, координувати роботу. Інфінітив у текстах ділових паперів уживають із суфіксом -ти, а не -ть.

  • У розпорядчих документах слід вживати дієслівні конструкції у формі наказового способу: Наказую...; Пропоную...

  • Використовувати скорочення слів, складноскорочені слова й абревіатури, які пишуться у діловодстві за загальними правилами: р-н, обл., км, напр., канд. філол. наук.

  • Віддавати перевагу простим реченням. Використовувати форми ввічливості за допомоги слів: шановний; високошановний; вельмиша­новний; високоповажний...

Нову інформацію в тексті розпочинати з абзацу.

Питання для самоконтролю

1. Що таке документ?

2. Які функції виконують документи?

3. Який документ називається письмовим?

4. Якими документами найчастіше послуговуються у практичній діяльності установ?

5. Який стандарт установлює склад реквізитів документів?

6. Які вирізняють види документів: 1) за найменуванням; 2) за по­ходженням; 3) за місцем виникнення; 4) за призначенням; 5) за напрямом; 6) за формою; 7) за строками виконання; 8) за сту­пенем гласності; 9) за стадіями створення?

7. З яких елементів складається документ? Як ці елементи на­зиваються?

8. Що таке формуляр?

9. Які реквізити в документах є обов'язковими?

10. Яких правил треба дотримуватися, оформлюючи реквізит «Дата документа»?

11. Від чого залежить формування реквізиту «Адресат»?

12. Як оформлюється реквізит «Підпис»?

13. Які Ви знаєте грифи та як вони оформлюються?

14. Як оформлюється реквізит «Резолюція»?

15. Коли відбувається затвердження документа?

16. Що називається бланком документа?

17. Яких правил слід дотримуватися, складаючи текст документа?

18. Як оформлюється реквізит «Заголовок до тексту»?

19. Що означає «юридична сила документа»?

20. Які правила оформлювання сторінок документа?

Теми рефератів та наукових повідомлень

1. Печатки і штампи органів державної влади та організацій різних форм власності.

2. Велика і мала літера у назвах документів, законодавчих актів, атрибутів держави.

1   2   3   4   5   6   7   8   9   10   ...   18


База даних захищена авторським правом ©refs.in.ua 2016
звернутися до адміністрації

    Головна сторінка