Заповідь : пам'ятай! Найкращі наради ті, які взагалі не потрібно проводити



Скачати 255.63 Kb.
Дата конвертації17.03.2016
Розмір255.63 Kb.
Методичні рекомендації

щодо проведення нарад, засідань та публічних виступів

Заповідь :

ПАМ'ЯТАЙ! Найкращі наради ті, які взагалі не потрібно проводити.

ВСТУПНЕ СЛОВО

Керівник не може собі дозволити розкоші вчитись на власних помилках. (Із американського менеджменту)

Важливим і досить поширеним видом управлінської діяльності методистів є проведення нарад.

У зв'язку з ускладненням проблем організації управління методисту стає все важче знаходити правильне рішення самому. Це можна зробити тільки за допомогою колективного розуму, а тому у вирішенні найбільш важливих питань обов'язкова участь-колективу компетентних людей. Ділова нарада несе не тільки інформаційне навантаження, а й дає змогу емоційно впливати на його учасників, адже учасники — це майбутні виконавці. ЇЇ рішення.

Враховуючи актуальність проблеми кафедра початкових обласного інституту післядипломної освіти вирішила підготувати реферативний матеріал, який би сконцентрував інформацію, що відображає досвід багатьох дослідників і практиків.

При цьому термін “ділова нарада” в узагальненій формі розуміють усі, хто працює в закладі або установі.

Методист повинен чітко проаналізувати:

• вартість наради;

• поведінку учасників наради;

• асертивність наради (асертивність — психологічне поняття, що передбачає усвідомлення самого себе, певності в собі, усвідомлення власних потреб і прагнень, які не залежні від інших людей, радість з власного успіху, визнання свого права на помилку, домагання виконання своїх прав. Поняття, що є антагонізмом агресивності і підпорядкування);

• підготовка наради;

• проведення наради;

• прийняття групових рішень.

Мета:

• усвідомити роль нарад у колективній праці;

• удосконалити перебіг нарад, організованих у школі;

• пізнати методи, що забезпечують успішне проведення наради.



Усвідомити, що безпосереднє зібрання людей має сенс, коли в цьому є необхідність:

• в обміні інформацією;

• у виявленні думок;

• в аналізі важких ситуацій і проблем;

• у прийнятті рішень з комплексних питань. Продумати наявність альтернативи проведенню наради:

• чи можливе прийняття рішень відповідальним керівником;

• чи можливо замінити нараду кількома телефонними дзвінками або провести її по селектору;

• можливість об'єднання наради з іншим заходом. Важливо визначити, чи потрібно Вам особисто брати участь у нараді, котра проводиться поза Вашим

підприємством:

• чи можна просто відмовитись, нічого не втративши;

• чи можна відрядити свого представника, який міг би в результаті набратись досвіду.

Можна зробити висновок:

• витрати на нараду можна вважати виправданими тільки тоді, коли нарада була ефективною, тобто:

• дала розуміння і досягнення певної Мети;

• на. ній були прийняті такі рішення, які б не з'явились без неї.

Ви переконані, що прийняття групового рішення є дійсно потрібним для працівників.

Головне — лише після опрацювання вищеназваних вимог керівник має чітко визначитися з типом наради. Професор АТ.Єлісеєв у навчальному посібнику «Организация й методика проведення деловьіх совещаний” класифікує наради так:



Інформаційна — ознайомлення з новими директивними документами, майбутніми заходами, зміною ситуації на ринку тощо. Проводяться також узагальнення відомостей і вивчення різних думок на проблеми, що виникли.

Роз'яснювальна (інструктивна) — обговорюються питання планування звітності, оперативної роботи різних служб тощо. Як правило, під час такої наради керівництво прагне запевнити співробітників у правильності обраної господарчої політики і неминучості кроків, що були зроблені для досягнення мети.

Звітна — звіти про виконання планів, окремих доручень тощо.

Навчальна (конференція) — ставить за мету дати учасникам необхідні знання і підвищити їхню кваліфікацію.

Проблемна — вироблення методів вирішення проблем, що існують. Щодо форм безпосередньої участі керівника та учасників наради за класифікацією американських дослідників вони поділяються так:

диктаторська — право проведення і голосу — лише у керівника. Інші учасники в основному слухають і беруть до уваги інформацію, що повідомляється. Вони можуть лише ставити запитання. Як правило, на подібних засіданнях керівник ознайомлює підлеглих з різноманітними офіційними документами або зі своїми розпорядженнями;

автократична — різновид диктаторської. На ній керівник ставить запитання і вислуховує всіх учасників наради. Хоч кожен і може висловити свою думку, все ж більшу частину часу залишається пасивним;

сегрвгативна — спочатку керівник робить доповідь, потім відбувається обговорення. Але в обговоренні беруть участь лише кілька працівників, яких визначає керівник. Проведення таких нарад характеризує керівника як не зовсім компетентного і не надто сумлінного;

дискусійна — найдемократичніша за своєю структурою. Нарада стає полем вільного обміну думками і вироблення загального рішення. При цьому "більшість людей має право вільно висловити своє бачення проблеми, відверто виступити проти думки керівника;

вільна (“круглий стіл ”) — не має чітко сформульованого порядку денного, а інколи проводиться, і без головуючого. Вільна нарада не приймає ніяких рішень, а зводиться до обміну думками і відбувається у формі бесіди між більшістю учасників. Характерна для наукових працівників;

диспетчерська — має на меті з'ясувати хід виконання робіт, встановити, хто винен у недоліках, і намітити заходи щодо їх усунення. Почергові короткі .(1-1,5 хв.) повідомлення учасників повинні бути побудовані за принципом врахування відхилень від планових завдань і термінів їх виконання. Бажано, щоб склад диспетчерських нарад був постійним (можна користуватись селектором, практикувати письмові чи телефонні повідомлення, промислове телебачення);

письмова нарада — Ваша пропозиція з певного питання друкується на одній половині аркуша і розсилається учасникам наради для відповіді. На чистій частині аркуша відзначаються зауваження, пропозиції, думки з цього приводу. За потреби можна повторити у зміненому варіанті;

наради по селектору з успіхом замінюють більшість традиційних нарад. Оптимальна кількість учасників З—10 осіб. Потрібен лише селектор.

Висновок: використання згаданих вимог і рекомендацій дасть можливість методистам - перейти від інтуїтивних до наукових методів керівництва нарадами і підвищить їхню ефективність.

Проведення нарад і засідань варто проводити на початку і наприкінці тижня, коли спостерігається зниження працездатності.

Правильно підготовлене і розумно проведена нарада є ефективною формою використання колективного розуму учасників нарад. Для ефективного проведення наради керівнику необхідно:


  • заздалегідь повідомляти його учасникам порядок денний;

  • запрошувати на нараду тільки тих, хто зв'язаний з обговорюваною проблемою;

  • стежити за дотриманням регламенту наради: 5—7 хвилин кожному на виступ, а тривалість наради не повинна перевищувати однієї години;

  • говорити чітко і коротко самому і вимагати того ж від виступаючих.

У процесі проведення наради для створення обстановки ділового і зацікавленого обговорення виниклих проблем методист не повинен:

  • вести телефонні переговори;

  • чи переглядати підписувати які-небудь документи;

  • коментувати й оцінювати виступу учасників наради;

  • висловлювати свою точку зору по обговорюваній проблемі на початку наради;

  • застосовувати негативні формулювання (типу "нас не зрозуміють"). Перераховані рекомендації націлені на створення атмосфери щирого висловлення своєї точки зору учасниками наради.

Для підвищення ефективності нарад їх варто проводити методом "мозкової атаки" (автор методу Алекс Осборн). Їхнім організаторам необхідно враховувати наступне:

на нараді, проведеній методом "мозкової атаки", забороняється критика виступаючих у будь-якому вигляді;

слово для виступу на нараді учасники одержують у послідовності, зворотній субординації (першим виступає учасник наради, що займає нижчу ступінь в управлінській ієрархії);

учасники наради сидять поруч, а не навпроти один одного;

стимулюється генерація ідей, навіть самих фантастичних. Цей метод проведення нарад застосовується, коли складається надзвичайна, "позаштатна" ситуація, і немає варіантів її рішення. Завдяки цьому методу створюється обстановка, у якій учасники наради не бояться висловлювати самі дикі, фантастичні ідеї.

Щодо підготовки самого методиста до наради, то насамперед потрібно подумати про те, яку мету ви як методист ставите, проводячи конкретну нараду. Ціль наради - це опис необхідного результату, потрібного типу рішення, бажаного підсумку роботи (можливі варіанти цілей: попередній обмін думками, підготовка рекомендацій для ухвалення рішення, ухвалення рішення по питанню й ін.). Тема наради - це предмет обговорення. Ніж більш точно й у потрібному напрямку сформульований предмет обговорення, тим більше шансів одержати потрібний результат.

Тема повинна бути сформульована так, щоб зацікавити кожного учасника наради. Кожний повинний знати, що він вносить свій внесок у рішення загальної задачі. Теми стають цікавими, коли вони сформульовані конкретно.

Виносити на обговорення потрібно тільки ті питання, що не удається вирішити в робочому порядку. повістка наради - це письмовий документ, що розсилається заздалегідь учасникам наради і, що включає в себе наступну інформацію:

- тема наради;

- ціль наради;

- перелік обговорюваних питань;

- час початку і закінчення наради;

- місце, де воно буде проходити;

- прізвища доповідачів, співдоповідачів, відповідальних за підготовку питань;

- час, відведений на кожне питання;

- місця і час, де можна ознайомитися з матеріалом по кожному питанню.

Заздалегідь розіслана (у крайньому випадку - оголошена), добре продумана повістка наради дає можливість учасникам краще підготуватися і, отже, підвищити їхню віддачу на самій нараді (а керівнику - вимагати таку віддачу).

Краще, якщо час нарад визначений розпорядком, встановленим в організації (відділі). Позапланові наради вибивають з ритму, знижують культуру ділового спілкування, позбавляють методиста можливості планувати свій робочий час і розпоряджатися їм, зриваючи заплановані зустрічі і справи.

Тривалість наради не повинна перевищувати півтора - двох годин (більше двох годин безупинної роботи більшості учасників по чисто фізіологічних причинах стають байдужими до питань, що розглядаються).

Оптимальне число учасників спільних обговорень - 5-7 чоловік. Збільшення кількості запрошених різко знижує середній коефіцієнт участі (чи віддачі) присутніх, одночасно продовжуючи нараду. Тому доцільно кількість запрошених звести до мінімуму.

Найкраще, коли при різнорідній повістці наради склад його учасників є перемінним: обличчям, чиї питання обговорені, дозволяється залишати нарада, а інші учасники, чиє питання розглядається не першим, запрошуються на відповідне час.

Деяких співробітників можна замість запрошення про усякий випадок попросити знаходитися на своєму робочому місці невідлучно в зазначений інтервал часу, щоб при необхідності викликати чи одержати довідку по телефону.

Бажано, щоб у число учасників наради входили люди, здатні в ході колективної розумової діяльності виконати роль "експерта", "генератора ідей", "критика".

ЯК ПРАКТИЧНО СКОРИСТАТИСЬ ЦИМ ПЛАНОМ

Професор А.Г. Єлісєєв радить. Приготуйте шість аркушів білого паперу. На кожному аркуші в лівому куті напишіть назви пунктів, а на шостому — “Результат виступу ”. На № 3 напишіть тему доповіді. На № 4 і № 5 випишіть усі докази, приклади, порівняння і протиставлення, цифри. На № 6 помістіть Ваш заключний виступ перед аудиторією. Запишіть, до чого Ви збираєтесь закликати слухачів. Тепер продумайте початок виступу і запишіть його на № 1. Він повинен бути коротким, яскравим і точним. На № 2 запишіть те, за допомогою чого Ви збираєтесь розкрити тему виступу. Таким чином, план готовий. Далі вже можна усно продумати хід виступу, дібрати необхідні слова, жести, інтонації. Є й інший спосіб — записати доповідь, вивчити її, потім заховати матеріал і надалі користуватися лише опорними аркушами. Єдине, чого не можна допустити, — це читати свій виступ.

Для порівняння наведемо поради з підготовки до виступу професора. А.А-Леонтьєва:

• дайте собі відповідь, чи справді Вам потрібно мати повний текст? Короткий конспект? План? Чи взагалі обійтись без папірця;

• якщо Ви відчуваєте, що не можете без тексту, зробіть наступне: перед тим, як написати, зобразіть на папері хід Ваших думок у вигляді схеми “ми знаємо..., звідси... ” тощо. Коли логічний скелет побудовано, розгорніть зв'язок думок у послідовності, напишіть текст;

• перечитайте текст декілька разів. Чи всі змістові ___________ зв'язки, збережені? Якщо ні, можливо, вони і не потрібні, тому що слухачі самі зможуть їх висловити;

• виділіть у тексті фрази, що відображають головний хід думок, і підкресліть їх червоним. Прочитайте лише червоний текст: чи збережено логічний зв'язок?

• виділіть у тексті вислови, що безпосередньо служать для Вашої основної думки (не більше 2-3 синіх фраз на 1 червону). Прочитайте червоне і синє: чи є логічний зв'язок?

• випишіть червоні і сині фрази на окремий аркуш;

• допишіть 3-4 початкові і 3-4 кінцеві фрази. На тому самому аркуші випишіть цифрові дані, імена, географічні назви чи те, що важке для запам'ятовування. Тепер можна йти на доповідь лише з цим аркушем ?

Це не догматична схема, можливо, у Вас з'являться свої методи підготовки, головне, щоб вони приносили бажані результати.

Попередньо (за кілька днів) оповіщення учасників з передачею їм порядку денного - важливий елемент підготовки наради. Як додаток до повістки можуть розсилатися проекти рішень, тези доповідей, довідки. Дуже добре, якщо до початку наради обличчям, що готують питання, завбачливо передаються зауваження від учасників наради по проектах рішень, тезам виступів.



ПІДГОТОВКА ПРОЕКТУ РІШЕННЯ

Першим кроком до ефективності наслідків колективної праці є підготовка проекту і прийняття рішення. Тут варто скористатися такими рекомендаціями:

• констатуюча частина має відображати суть проблем і їхній стан на даний момент;

• основна (постановка) частина повинна відображати весь зміст рішень, котрі приймаються;

• визначаються основні терміни виконання;

• визначаються форми і методи контролю за виконанням, звітність виконавців.

Пункти проекту рішення викладаються алогічній послідовності, при цьому в кожному пункті:

• слід висвітлювати короткий, чіткий цілеспрямований зміст;

• зміст повинен легко піддаватись аналізу та оцінці за результатами;

• визначаються конкретні особи, відповідальні за виконання та терміни виконання;

• необхідно враховувати реальність виконання рішень, які можуть бути прийняті.



Після. проведення наради проект рішення відповідним чином коригується. Кожному виконавцю видається один примірник рішення чи виписка пунктів, що стосуються саме його.

Заздалегідь проінструктуйте підлеглих (учасників наради) про правила поведінки на нараді.

Коротко їх можна звести до наступних положень.

Представляйте себе у своїх висловленнях. Говорите "я" замість "ми" чи безособової форми. Оборот мови з використанням займенника "ми" - майже завжди гра в схованки. Той, хто говорить, не бере на себе повну відповідальність за те, що він говорить.

Якщо ви ставите запитання, скажіть, навіщо його задаєте, що він значить для вас. Питання не повинні залишати сумнівів у тім, чому вони задаються. Питання-пастки отруюють обстановку.

У висловленнях будьте самим собою, не відігравайте роль, обрану чи самостійно очікувану від вас іншими. Якщо вважаєте, що потрібно помовчати - помовчите.

Утримуйтеся, наскільки можливо, від інтерпретації чужих думок. Виражайте власну позицію. Намагайтеся не робити невиправданих узагальнень.

Говорите не про вчинки і думки інших, а про ваше сприйняття цих вчинків і думок, тобто формулюйте судження мовою "Я - повідомлень", а не "Ви - тверджень". Замість "Ви от отут помилилися" краще сказати "Мені показалося, отут укралася помилка...".

Установлено, що за інших рівних умов частіше починають конфліктувати люди, що сидять друг проти друга, і рідше - ті, котрі сидять поруч. Методист, знаючи характери запрошених, може, не залучаючи до цього уваги, посадити учасників так, щоб не виявилися друг проти друга ті, хто може зірватися і перешкодити розгляду питання.

Мета і функції методиста (головуючого). Головна мета методиста на нараді - знайти з усіх питань порядку денного оптимальне рішення за мінімальний час. Для її досягнення він повинний забезпечити від кожного учасника і додати конструктивний характер обговоренню в цілому.

Методист повинен регулювати спрямованість, діловитість виступів. Для цього варто не допускати відхилень убік, затягування виступів, стимулюючи конкретність, наявність змістовного аналізу і реальних пропозицій. Якщо початок обговорення виявило непідготовленість питання, то необхідно рішуче знімати його з обговорення і висловити зауваження тому, хто готував питання.

Виступу деяких учасників можуть відрізнятися зайвою категоричністю, безапеляційністю, що виходить від інших. Такий тон може завдати серйозної шкоди дискусії, перевести її в боротьбу честолюбства. Тому методист повинний стежити, щоб виступи були коректні; з цією метою можна регулювати їх черговість. Методист уважно стежить за ходом наради, контролює зміст виступів, робить необхідні записи, короткими репліками акцентує увагу присутніх на найбільш коштовних пропозиціях виступаючих.

Якщо ціль наради полягає в обміні інформацією і постановці чергових задач по ходу поточної роботи, то в нараді повинні брати участь лише методисти підрозділів. На такім засіданні варто коротко розповісти про положення справ, тому що не виключено, що деякі з присутніх можуть бути не знайомі з проблемою в цілому. Потім необхідно повідомити про хід виконання рішень, прийнятих на попереднім нараді. Якщо щось застопорилося, не варто шукати винних: буде загублений час на запеклі суперечки, а головне - взаємні обвинувачення можуть розколоти команду. Зате варто чітко сформулювати задачі на майбутнє.

Якщо ціль наради - рішення конкретної проблеми, то до роботи в ньому необхідно залучити тих, без кого справа не зрушиться з місця, і тих, хто здатний запропонувати свій варіант рішення даної проблеми. Учасників наради необхідно забезпечити інформацією про проблему, чітко й однозначно сформулювати задачу. Це бажано зробити заздалегідь, щоб люди змогли підготувати свої пропозиції. Спробуйте думкою розподілити ролі між учасниками: перший буде вносити пропозиції, другий зможе оцінити їх з однієї точки зору, третій - з інший, четвертий остаточно сформулює рішення... У тім порядку, що вам здається найбільш вірним, і варто надавати слово учасникам обговорення.

Порядок виступів повинен бути таким, при якому їхня черговість буде зворотної авторитету і положенню виступаючого: тоді над учасниками з більш низьким статусом не буде висловлене судження більш авторитетних колег.

Ділова нарада у школі

Професійна діяльність педагога пов'язана з інтенсивною діловою взаємодією. Особливо це стосується шкіл, що вибрали стратегію розвитку. У таких освітніх установах збільшується кількість колективних обговорень шкільних проблем, підвищується частота контактів школи з іншими організаціями.

Розроблені нами методичні рекомендації присвячені питанням організації, проведення й оцінки ефективності ділових нарад.

Як різні види проведення ділових нарад в освітніх установах можуть розглядатись: педрада, планерка, психолого-педагогічний консиліум, засідання методичного об'єднання, «круглий стіл», профспілкові й батьківські збори. Просте інформування колективу, повідомлення йому готових відомостей, інструктування діловою нарадою не є.

Ділова нарада - це ухвалення єдиного рішення з важливого для життєдіяльності колективу питання. Групове рішення розглядається не як результат компромісу. В ідеальному варіанті - це розв'язання персонально для кожного члена педагогічного колективу загальношкільного завдання.

Таким чином, найважливішими показниками ділової наради є дві характеристики:

ухвалення рішення в результаті обговорення членами колективу;

заявлена тема є важливою педагогічною проблемою для колективу в цілому і стосується особисто кожного його учасника.

Ділове спілкування являє собою систему взаємодії колективу із приводу загальної для нього справи. Ділове спілкування засноване на рівноправній участі всіх співробітників у взаємному інформуванні. Особливістю такого спілкування є точність розуміння змісту інформації всіма його учасниками. Ділове спілкування відбиває спільні для педагогічного колективу цілі, ділову продуктивність учителів і керівників школи, спільність у пошуку істини або виходу зі скрутного становища.

Залежно від мети ділової наради вибираються різні форми її проведення.

Кожна з форм проведення ділової наради нами розглядається докладно. Слід спеціально зазначити, що ділова нарада може бути проведена таким чином, що всі форми будуть послідовно представлені у процесі її проведення. План проведення такої наради запропонований як приклад наприкінці методичних рекомендацій.

Відмітною характеристикою проведення ділової наради є наявність ділового рівня спілкування на відміну від п'яти інших:

Примітивного, коли партнер по взаємодії сприймається як річ, що або потрібна, або є перешкодою. Наприклад, батьки учнів усуваються від рішення кадрових питань у проблемних випадках та активно залучаються, коли у школи є потреба в коштах на ремонт.

Конвенціонального, коли учасники обговорення зайняті обміном формальними люб'язностями або здійснюють зовнішнє, ні до чого не зобов'язуюче спілкування, що більше нагадує порожнє проведення часу.

Маніпулятивного, коли інший учасник взаємодії виступає як партнер по грі, яку необхідно виграти. Виграш означає отримання вигоди - матеріальної, соціальної, психологічної. Постановка питань наради передає її цілі або відбиває бажання ініціаторів її проведення в одержанні результату для себе. Таке становище маскується за допомогою формулювань типу «стимулювати», «сприяти», «спонукати» й т. п., наприклад: «Як змусити вчителів краще працювати з батьками з надання спонсорської допомоги?», «Яким чином настроїти батьківський комітет школи на активну діяльність (допомога школі) з вирішення проблем?», «Як стимулювати роботу директорів шкіл на заробляння грошей (самофінансування, надання платних послуг і т. д.)?». Це - мовні формули маніпулятивного рівня спілкування.

Ігрового й рольового, тобто спілкування на рівні флірту. Партнер у цьому випадку цікавиться тільки однією стороною своєї особистості або діяльності (посадою, соціальним станом, фінансовими можливостями). Конкретними проявами цього рівня спілкування в ході ділової наради може бути загравальний тон з боку виступаючих або ведучого.

Духовного, котрий є вищим рівнем міжособистісного партнерства. Співрозмовники цікаві самі по собі, результат взаємодії не задається заздалегідь, а формується у процесі спілкування.

Ми сподіваємося, що ця робота допоможе підвищити рівень та ефективність ділового спілкування у вашій установі.



Публічний виступ як одиниця й форма проведення ділової наради

Досить часто ділова нарада побудована як одиничний публічний виступ (директора школи) або серія публічних виступів. У цьому випадку до її проведення залучаються інші керівники освітньої установи й підготовлені вчителі. Вивішений заздалегідь на дошці оголошень план проведення такої наради містить у собі перелік змісту публічних виступів зі вказівкою виступаючих.



Публічний виступ - це процес передачі інформації педагогічному колективу з метою зміни думки, відносин, поведінки (ступеня активності) його членів. Варто розрізняти цілі та спонукальні мотиви публічного виступу. При їхній неузгодженості вже на рівні планування наради важко розраховувати на її успішність.

Мета публічного виступу - це чіткий, свідомий і найчастіше раціональний намір.

Мотив - прихований, реальний і, можливо, соціально не схвалюваний намір.

Публічний виступ може бути побудований з урахуванням одного або всіх трьох компонентів змісту, позначених як «Я» (орієнтація на себе, свої досягнення й можливості), «Ти» (орієнтація на досягнення й можливості аудиторії), «Справа» (орієнтація на значущість і необхідність цілей і змісту діяльності). Незалежно від того, на чому зроблений акцент, виступ може бути рівною мірою вдалим.

Приклади виступу керівників, звернених до педагогів школи напередодні подачі заяв на атестацію педагогічних кадрів:

«...Я як директор зобов'язаний інформувати вас, шановні колеги, про те, що настав час подавати заяви на атестацію. З мого боку повинна бути проведена така робота. Насамперед я зобов'язаний познайомити вас із нормативними документами про атестацію, що я й зроблю сьогодні ж. Уже завтра вони будуть вивішені на інформаційному стенді на першому поверсі. Ви можете повністю розраховувати на мене, якщо знадобляться якісь роз'яснення чи практична допомога. Якщо потрібно буде когось заспокоїти, валеріанка в кабінеті директора і його плече завжди до ваших послуг. Я буду радий, якщо серед подавших заяву на атестацію будуть молоді вчителі нашої школи. Я завжди можу підтвердити в написаному від імені адміністрації поданні, що їхня робота заслуговує на те, щоби бути по достоїнству оціненою...» (орієнтація «Я»).

«...Наша школа завжди відрізнялась високими показниками завдяки професійним досягненням її вчителів. Проведена цього року атестація, як у минулому, позаминулому й будь-якому іншому році, стане свідченням педагогічного росту наших педагогів. Атестація - це можливість саморозкриття для вчителя, це привід показати в усій повноті його високий професіоналізм. Кожному, хто атестується, дається можливість упорядкувати свої методичні матеріали, систематизувати структуру, щоби потім рухатись далі. Атестація - це свято для вчителя, коли йому приділяється стільки уваги й коли він може так виявити себе у кращому світлі, що про нього потім довго будуть говорити. Крім того, збільшення зарплати після проходження атестації ні для кого не буде зайвим...» (орієнтація «Ти»).

«...Нарада з атестації дає привід ще раз нагадати про ту лінію, яку я як директор проводжу й буду проводити: школі потрібні висококваліфіковані кадри! Так, атестація - справа добровільна. Але цього року я буду наполягати на тому, щоб усі, для кого настав час проходити атестацію, прийняли в ній участь. В умовах, коли з демографічних причин падає кількість учнів у школах, нам треба виглядати гідно в конкуренції з іншими школами та зберегти всі шкільні кадри. Наша школа має добру репутацію в районі, і ми намагаємось одержати новий статус. У нинішніх умовах, як ви знаєте, зробити це зовсім не просто. Результати атестації допоможуть нам поліпшити кадрові показники та підтримати престиж школи...» (орієнтація «Справа»).

Ділова нарада, проведена у формі публічного виступу (серії виступів), є найбільш малоефективною в порівнянні з іншими. Для цього є принаймні дві причини.

Спонтанний (безконтрольний) прийом інформації слухачами стає виборчим і неповним. З почутого люди надають більшого значення тим фактам та оцінкам, які в цей момент стосуються особисто їх. Зміст, вкладений виступаючим у повідомлення, не завжди доходить до слухачів. Як точно помітили фахівці з людського спілкування, «істинне не те, що кажуть, а, а те, що розумієте під цим ви».

Різне трактування змісту інформації для мовця та слухачів. Розбіжність сприйняття сказаного може бути пов'язана з розходженнями в розумінні термінів, статусними та культурними розходженнями, а також тим, яке місце займає обговорювана інформація в системі особистісних і шкільних цінностей і відносин. Саме тому складніше за все, наприклад, організувати та провести зустріч керівництва району з колективом школи навіть при наявності доброї волі обох сторін. Непорозуміння й неясності, нерозуміння між сторонами пояснюються забобонами та різним змістом, що надається одній і тій же інформації. Відбувається приписування однією стороною іншій стороні прихованих мотивів, які вимислюються, виходячи із власних почуттів, побоювань, бажань, з характеру міжособистісних і виробничих стосунків. Майже повністю зводять нанівець результативність публічного виступу такі його характеристики, як залякування, прояв зарозумілості, підкреслення посадового статусу, лукавство (коли говориться одне, а робиться інше).

Правила доступності публічного виступу

Як починати виступ?

Початок виступу представляє найбільші труднощі. У той же час він є винятково важливим, тому що в цей момент розум слухачів свіжий і на нього порівняно легко справити враження. Якщо покладатись на випадковість, то це може призвести до занадто серйозних наслідків. Початок виступу варто ретельно готовити заздалегідь.

Вступ повинен бути коротким і складатись не більш ніж з однієї чи двох пропозицій. Часто можна обійтися взагалі без нього.

Приступайте прямо до суті виступу, затративши на це мінімальну кількість слів. Ніхто не стане заперечувати проти цього.

Не починайте виступ з гумористичної розповіді. Це не завжди буває вдалим, особливо в новачків. Далеко не всі люди можуть з успіхом розповісти смішний анекдот. Найчастіше така спроба приводить аудиторію в замішання, замість того щоб зробити їй приємність. Розповідь повинна бути до місця, гумор повинен бути глазур'ю на торті, але не самим тортом.

Ніколи не вибачайтесь, тому що зазвичай це дратує слухачів. Кажіть саме те, що ви збираєтеся сказати, скажіть це чітко, швидко й сядьте на своє місце.

Не починайте ваш виступ занадто формально. Не показуйте, що ви його ретельно готували. Він повинен виглядати вільним, ненавмисним, природним. Цього можна досягти, сказавши про те, що тільки що відбулось, або про те, про що тільки що говорилось.

Щоб завоювати увагу аудиторії на початку свого виступу, можна використовувати такі прийоми:


  • викликати цікавість слухачів;

  • розповісти цікаву історію;

  • почати з конкретної ілюстрації;

  • поставити запитання;

  • почати з якої-небудь «приголомшливої» цитати або фактів;

  • показати, що тема виступу пов'язана з життєво важливими інтересами слухачів.

Як зробити ясним зміст вашого виступу?

1. Робіть незнайоме зрозумілим, пов'язуючи його зі знайомими предметами та явищами.

2. Уникайте спеціальних термінів у своєму виступі. Викладайте свої думки простою та зрозумілою мовою.

3. Будьте впевнені в тому, що предмет, про який ви збираєтесь казати, для вас так само ясний, як сонячне світло опівдні.

4. Використовуйте зорове сприйняття слухачів. Коли можливо, використовуйте експонати, картинки, ілюстрації. Говоріть конкретно (не кажіть слово «собака», якщо маєте на увазі «білого фокстер'єра з чорною плямою над правим оком»).

5. Повторюйте ваші головні думки, але не повторюйте й не вживайте двічі чи тричі ті самі фрази.

6. Зробіть ваші абстрактні твердження зрозумілими, супроводивши загальні категорії конкретними прикладами та випадками.

7. Не намагайтесь торкнутися занадто багатьох питань. У невеликому виступі неможливо належним чином розглянути більше ніж один чи два розділи великої теми.

8. Закінчуйте свій виступ коротким резюме висловлених вами положень.

9. Якщо можливо, використовуйте збалансовані контрастні пропозиції та ідеї.

10. Інтерес заразливий. Аудиторія напевно буде їм охоплена, якщо сам виступаючий ним перейметься.

Як закінчувати виступ?

Кінцівка промови дійсно є її найбільш стратегічно важливим елементом. Те, що сказано наприкінці, слухачі, швидше за все, будуть довше пам'ятати.

Не завершуйте свій виступ словами: «Ось приблизно все, що я хотів сказати з цього приводу. Так що, мабуть, я на цьому закінчу». Закінчуйте, але не кажіть про те, що ви закінчуєте.

Ретельно підготуйте кінцівку вашої промови, заздалегідь прорепетируйте її. Знайте майже слово в слово, як ви збираєтеся закінчити виступ. Закінчуйте свою промову плавно. Не залишайте її незавершеною й розбитою, подібно зазубреному кругляку. Пам'ятайте: добра імпровізація - це добре підготовлена імпровізація.



Рекомендовані варіанти завершення промови

Резюмувати - знову повторити й коротко викласти основні положення, яких ви торкались у своєму виступі:



  • призивати до дії;

  • зробити слухачам підходящий комплімент;

  • викликати сміх;

  • процитувати підходящі поетичні рядки;

  • використати яскраву цитату;

  • викликати емоційний підйом.

Готуючи початок і кінець виступу, завжди пов'язуйте їх між собою. Припиняйте виступ, перш ніж цього захочуть слухачі. Пам'ятайте: після піка популярності дуже скоро наступає пересичення.

Приклади публічних виступів

У кожному з наведених уривків виділені ті особливості тексту, які відзначаються як такі, що мають позитивний вплив на аудиторію. Усі виступи присвячені проблемі стимулювання педагогів до ведення методичної самоосвітньої роботи.

1. «Шановні колеги! (Звернення.) Ми не перший раз збираємося цього року з питання активізації роботи методичних об'єднань (підкреслення спільності справи). Я висловлюю подяку (називаються імена тих, кому вона адресована) тим, хто підтримував цю лінію роботи школи (указівка на позитивні приклади). Так, дійсно, «ще одна модернізація» (кивок вбік найбільш незадоволеного слухача) випала на нашому професійному шляху (визнання права аудиторії на власну думку). Методична робота - складова частина всієї освіти, саме через неї модернізація й можлива (підкреслення значущості).

Я не раз казала про підсумки аналізу відвіданих уроків (звертання до минулого досвіду взаємодії). Сьогоднішня їхня експертиза дає всі підстави вважати, що вони в усіх нас без винятку (розподіл відповідальності) побудовані одноманітно. Тільки для відкритого уроку ми намагаємось покопатися в методичній літературі (відкрите визнання непривабливого факту). Так, дійсно, у нас маленька зарплата, ми перевантажені сумісництвом і підробітками, наші родини вдома хочуть нас бачити не тільки за книжками та зошитами (попередження заперечень).

Свої пропозиції стосовно розвитку методичної роботи у школі я висловила на минулій методичній раді. Основні напрямки її активізації я написала на дошці (наочне представлення). Їх п'ять. Я прошу вас висловитись відносно них або внести свої (готовність до діалогу зі слухачами)».

2. «Ми сьогодні будемо говорити про методичну роботу. Але мені хотілося б спочатку розповісти притчу про коня (сміх) (інтригуючий початок). Розхвалює мужик на базарі покупцеві свого коня, упираючи на те, що він швидко бігає. А той йому каже: «Тоді треба продавати його дешевше». «Це чому ж?» - питає мужик. «А раптом він побіжить швидко, та не в той бік?» (сміх).

До чого я це? Була я позавчора на семінарі в одній школі. Там виступає вчителька з повідомленням «Застосування НЛП на уроках математики в початковій школі». Виступає з ентузіазмом, директорам усім подобається. А я простодушно запитую: «Яка лінгвістика - на математиці? Яке програмування, якщо завжди на математиці розвивали мислення? Які наукові підстави в цього нововведення? Як це відіб'ється на дітях - зараз і надалі?». Розумієте, куди без методичного догляду ця жвава вчителька може забігти? (Риторичні запитання.)

Шановні мої колеги! Дорогі однодумці! (Пафосне звернення.) Ми з вами пройшли не одну смугу перешкод, пройдемо й цю (підкреслення спільності зі слухачами, вираження впевненості в їхній дієздатності). Підкажіть мені слова, якими я зможу пояснити кожному з вас, що сьогодні так працювати нам ніхто не дозволить. Методична робота - це наша особистість, це рівень нашого професіоналізму. Методична робота для вчителя - це звертання до нового знання. Без цього наша робота втрачає сенс. Я - за осмислену роботу. А ви?.. (Публіцистичність, заклик до слухачів)».

3. «Я солідарна з попередніми доповідачами в тому, що методична робота має велике значення в роботі вчителя (посилання на попередніх ораторів). Навіть тоді, коли вона не оплачується, і навіть тоді, коли вона проводиться за свій рахунок, - я маю на увазі курси та методичну літературу (відкрите, можливо, опозиційне ставлення до проблеми). Уявіть собі дитячого лікаря з маленькою зарплатою, який лікує, використовуючи знання своєї студентської юності, що закінчилася тридцять років тому. Станете ви сперечатися з тим, що ми в такому самому ступені відповідальні за зростаючу людину (порівняння)?

У своєму виступі я акцентую увагу на тому, що робить методичну роботу життєво необхідною для вчителя (анотація змісту виступу).



Перше, про що варто пам'ятати (нумерація висунутих аргументів). Дитина, яку ми вчимо, міняється на очах. П'ятикласника цього року не можна вчити так, як ми вчили у п'ятому класі нинішніх випускників. Треба шукати інші методики, навіть іншими словами пояснювати навчальний матеріал (наведення очевидних аргументів).

Друге. Педагог, який займається методичною роботою, - це шанований нами, батьками й учнями, учитель. У ситуації падіння престижу нашої професії ми зобов'язані (я підкреслюю - зобов'язані) забезпечити поважне ставлення до нашої праці (звертання до цінностей).

І третє. Ми - те, що залишимо після себе. Що залишиться після нас, коли нас самих не стане? Стопка відпрасованих підодіяльників?.. Якщо пам'ять - то нехай ми запам'ятаємось як блискучі професіонали своєї справи. А ще краще - як автори «методичок», підручників і статей у наших професійних журналах, як делегати з'їздів і конференцій, як кращі представники нашої країни (звертання до вищих смислів).

Дякую за можливість про все це сказати (подяка слухачам)».



Результативність ділової наради, проведеної у формі публічних виступів, підвищується, якщо є такі характеристики:

  • точність наведеної інформації, переверяємість фактичного матеріалу;

  • відкритість позиції, конкретне формулювання виступаючим своєї точки зору;

  • прояв довіри до слухачів, включення їх професійної й життєвої ситуації в контекст виступу промовця;

  • приклади із власного досвіду та з досвіду слухачів;

  • підкреслення значущості, престижності того, про що йдеться у виступі;

  • підкреслення загальних зі слухачами інтересів і цілей;

  • продумана структура тексту, його емоційно-образна виразність;

  • чуйне реагування на настрій аудиторії;

  • доброзичливість, невимушеність спілкування;

  • надання можливості слухачам вибору ставлення до сприйманого матеріалу, відсутність примусу й категоричності;

  • налагоджений зворотний зв'язок з аудиторією.

За матеріалами:

  • Глущик С.В., Дияк О.В., Шевчук С.В. Сучасні ділові папери: Навч.посіб. для вищ. та серед. спец. навч. закладів. –3-тє ви., переробл. і допов. – К.: А.С.К., 2002. – 398 с.

  • Корж А.В.,  Юридичне документоведення: Навч. посібник для студентів вищих закладів освіти Міністерства внутрішніх справ України. — К.: Ін-т держави і права ім В.М.Корецького НАН України, 2001. — 168 с.

  • http://kds.org.ua/article/metodika-pidgotovki-ofitsijnih-dokumentiv

  • http://library.iapm.edu.ua/metod/0687-mytna_doc.pdf

  • http://www.osvita.irpin.com/viddil/v4/d3.htm

  • http://osvita.ua/school/theory/1562

  • Шевчук С.В. Українське ділове мовлення: Навч.посібник. – К.: Літера, 2000. – 480 с.


База даних захищена авторським правом ©refs.in.ua 2016
звернутися до адміністрації

    Головна сторінка